Trong bài đăng trước, chúng tôi đã giới thiệu Chia sẻ theo trang. Hôm nay, chúng tôi sẽ đi sâu hơn vào việc cách thứcchia sẻ. Khi bạn chia sẻ kiến thức thông qua Visual Paradigm OpenDocs, bạn có hai cách khác nhau để trình bày dữ liệu của mình: Ảnh chụp tĩnh và Cập nhật trực tiếp.
Việc chọn chế độ phù hợp đảm bảo rằng khán giả của bạn luôn xem được phiên bản đúng của công việc, dù bạn muốn họ xem một “bản đang tiến hành” hay một “mốc hoàn thành”.
1. Ảnh chụp tĩnh: Đóng băng thời gian
Một Ảnh chụp tĩnhLà như chụp một bức ảnh trang của bạn vào một thời điểm cụ thể. Một khi bạn tạo liên kết chia sẻ, phiên bản nội dung đó sẽ bị “đóng băng”.
- Cách hoạt động:Ngay cả khi bạn tiếp tục chỉnh sửa trang, thêm sơ đồ mới hoặc thay đổi văn bản trong OpenDocs, người xem liên kết chia sẻ chỉ thấy phiên bản tồn tại vào thời điểm bạn nhấn vào nút “Chia sẻ”.
- Phù hợp nhất với:
- Các mốc tiến độ dự án (ví dụ: “Phiên bản 1.0”).
- Lưu trữ hồ sơ để tuân thủ hoặc kiểm toán.
- Chia sẻ một đề xuất “cuối cùng” mà không nên thay đổi trong thời gian xem xét.
2. Cập nhật trực tiếp: Đồng bộ thời gian thực
Một Cập nhật trực tiếpLiên kết chia sẻ Cập nhật trực tiếp là một liên kết động. Nó hoạt động như một cửa sổ nhìn vào môi trường làm việc hiện tại của bạn.
- Cách hoạt động:Mọi thay đổi bạn lưu trong công cụ quản lý kiến thức được phản ánh ngay lập tức trong liên kết chia sẻ. Người đọc của bạn luôn xem được thông tin cập nhật nhất mà không cần bạn gửi một URL mới.
- Tốt nhất cho:
- Các dự án hợp tác nơi thông tin thay đổi mỗi ngày.
- Các cơ sở tri thức nội bộ hoặc các trang wiki.
- Tài liệu kỹ thuật phải luôn phản ánh phiên bản phần mềm mới nhất.
So sánh nhanh
| Tính năng | Bản chụp tĩnh | Cập nhật trực tiếp |
|---|---|---|
| Thay đổi nội dung | Vẫn giữ nguyên như khi được chia sẻ. | Tự động cập nhật theo các thay đổi của bạn. |
| Sử dụng tốt nhất | Các mốc tiến độ & Lưu trữ. | Các dự án đang diễn ra & Sách hướng dẫn. |
| Bảo mật | An toàn trước các rò rỉ vô tình “công việc đang tiến hành”. | Yêu cầu cẩn trọng vì các thay đổi được hiển thị ngay lập tức. |
Làm thế nào để chọn chế độ của bạn
Khi bạn ở trong hộp thoại Chia sẻ Dự án trong OpenDocs, hãy chọn ngay tùy chọn phù hợp với nhu cầu của bạn trước khi nhấp vào nút Chia sẻ cuối cùng:
- Nhấp vàoBản chụp tĩnh để “chỉ chia sẻ phiên bản hiện tại.”
- Nhấp vàoCập nhật trực tiếp để “giữ nội dung được cập nhật tự động.”
Mẹo chuyên gia: Không chắc nên chọn cái nào? Hầu hết các đội đều sử dụngCập nhật trực tiếp cho tài liệu nội bộ và Bản chụp tĩnh cho các sản phẩm phục vụ khách hàng.
Trải nghiệm nền tảng quản lý kiến thức linh hoạt nhấtnền tảng quản lý kiến thức hôm nay.