Kiến thức dự án hiếm khi được lưu trữ ở một nơi duy nhất. Ghi chú cuộc họp thường nằm cạnh các tài liệu Word, bảng tính, bài thuyết trình, PDF, sơ đồ và hình ảnh. Việc tìm kiếm thông tin phù hợp—và xác định xem thông tin đó còn mới hay không—có thể tốn nhiều thời gian hơn cả việc sử dụng nó.
Visual Paradigm NotesKeeptập hợp các tài liệu này trong không gian làm việc dựa trên dự án. Ban đầu được giới thiệu như một công cụ ghi chú bằng AI để tạo ghi chú và đặt câu hỏi về chúng, NotesKeep giờ đây đã được nâng cấp với tính năng quản lý tài liệu. Các nhóm có thể nhập và tổ chức tài liệu cùng với ghi chú của mình, sau đó sử dụng Trợ lý ảo AI vẽ sơ đồ của Visual Paradigmđể đặt câu hỏi về kiến thức dự án đã chọn và chuyển đổi thông tin viết thành các mô hình trực quan.
Kết quả là một cơ sở kiến thức dùng chung, có thể tìm kiếm, giúp các nhóm chuyển từ việc thu thập thông tin sang áp dụng thông tin đó vào công việc.
Có gì mới trong NotesKeep?
NotesKeep giờ đây kết hợp việc ghi chú, quản lý tài liệu và khám phá kiến thức dựa trên AI trong một nơi duy nhất. Bạn có thể tạo ghi chú văn bản giàu định dạng, nhập tệp, tổ chức nội dung theo dự án và thẻ, đồng thời sử dụng AI để khám phá các tài liệu đã chọn.
Tính năng nâng cấp quản lý tài liệuhỗ trợ nhiều định dạng phổ biến, bao gồm Word, PDF, Excel, PowerPoint, OpenDocument, Markdown, văn bản, hình ảnh, sách điện tử và tệp dữ liệu có cấu trúc. Nội dung được nhập sẽ được chuyển đổi thành ghi chú có thể chỉnh sửa, giúp dễ dàng quản lý tài liệu cùng với thông tin được viết trực tiếp trong NotesKeep.
NotesKeep cũng hỗ trợ nhập nội dung web qua URLvà ghi chú có thể bao gồm các sơ đồ Visual Paradigm và các tài sản trực quan khác. Đối với hình ảnh và tài liệu được hỗ trợ, công nghệ OCR và phân tích trực quancó thể giúp đưa thông tin từ bản quét, sơ đồ và ảnh chụp bảng trắng vào các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI.
Tại sao điều này quan trọng đối với nhóm của bạn
Việc thêm tính năng quản lý tài liệu không chỉ đơn thuần là cung cấp cho bạn một nơi khác để lưu trữ tệp. Nó giúp kết nối thông tin mà nhóm bạn đã có sẵn với các ghi chú và quyết định mà nhóm tạo ra hàng ngày.
- Dành ít thời gian hơn để tìm kiếm thông tin.Giữ ghi chú và tài liệu đã nhập cùng nhau trong không gian làm việc dự án, với thẻ và công cụ tìm kiếm để giúp định vị tài liệu liên quan.
- Đặt câu hỏi trên toàn bộ kiến thức dự án.Sử dụng Trợ lý ảo AI của Visual Paradigm với tính năng “Tìm kiếm trong NotesKeep” được bật để đặt câu hỏidựa trên các dự án hoặc tài sản kiến thức đã chọn.
- Hiểu rõ cách các quyết định thay đổi.Đưa các ghi chú và tài liệu theo trình tự thời gian vào cùng một cơ sở kiến thức để AI có thể giúp phân tích các cập nhật, các quyết định trước đó và các xung đột tiềm ẩn trong ngữ cảnh.
- Làm việc với cả thông tin trực quan và văn bản.Sử dụng các quy trình làm việc OCR và hiểu biết trực quan được hỗ trợ để đặt câu hỏi về nội dung trong tài liệu đã quét, sơ đồ và hình ảnh.
- Chuyển đổi các yêu cầu thành các mô hình trực quan. Yêu cầu chatbot ” phác thảo sơ đồ” chẳng hạn như UML, ERD, BPMN, sơ đồ luồng và bản đồ tư duy từ thông tin dự án.
- Giữ lại các kết quả hữu ích cùng với kiến thức nguồn. Gửi lại các phản hồi của chatbot, bản tóm tắt hoặc sơ đồ được tạo về NotesKeep dưới dạng ghi chú có cấu trúc.
Đối với các nhóm dự án, điều này tạo ra một cách thực tế hơn để xây dựng một nguồn sự thật sống động: một nơi có thể lưu trữ tài liệu, giúp mọi người tìm thấy nó và hỗ trợ bước tiếp theo trong công việc của họ.
Cách sử dụng các tính năng quản lý tài liệu mới
- Mở NotesKeep và chọn một dự án.
Bắt đầu từ dự án nơi bạn muốn tổ chức thông tin. Việc tổ chức theo dự án giúp giữ kiến thức trong phạm vi công việc mà nó thuộc về.
- Thêm tài liệu của bạn hoặc tạo ghi chú.
Nhập các tệp được hỗ trợ, thêm nội dung từ URL hoặc viết một ghi chú mới trong trình soạn thảo văn bản giàu định dạng. Các tài liệu được nhập sẽ được chuyển đổi thành các ghi chú có thể chỉnh sửa để quản lý cùng với nội dung hiện có của bạn. Để tạo ghi chú, hãy nhấp vào nút Nguồn mới ở góc trên bên phải và chọn Viết ghi chú từ menu thả xuống:
Sau đó, hãy viết ghi chú của bạn trong trình soạn thảo giàu định dạng. Nhấp vào Lưu khi bạn hoàn thành.
Hoặc bạn cũng có thể lấy nội dung ghi chú từ URL của trang web – Dán bất kỳ URL trang web đang hoạt động nào để tự động trích xuất, làm sạch và chuyển đổi nội dung web thành các ghi chú có thể chỉnh sửa hoàn toàn. Để làm điều này, hãy nhấp vào Nguồn mới, sau đó chọn Lấy từ Trang web.
Với tư cách là Hệ thống Quản lý Tài liệu, bạn cũng có thể chuyển đổi tài liệu của mình thành kiến thức – Chỉ cần kéo tệp của bạn vào Visual Paradigm NotesKeep. Các tệp đa định dạng bao gồm tài liệu Word (.docx), PDF, bảng tính (.xlsx), bài thuyết trình (.pptx), tệp markdown (.md), hình ảnh (.png, .jpg) đều được hỗ trợ.
- Tổ chức kiến thức dự án.
Áp dụng thẻ để giúp tìm các mục liên quan dễ dàng hơn. Sử dụng các chế độ xem và tìm kiếm có sẵn để duyệt qua ghi chú và tài liệu, và ghim các mục quan trọng để truy cập nhanh.
- Mở cuộc trò chuyện với Chatbot Visual Paradigm.
Bật ” Tìm kiếm trong NotesKeep”, sau đó chọn dự án và, nếu có, các ghi chú hoặc tài liệu cụ thể mà bạn muốn AI sử dụng.
- Đặt một câu hỏi tập trung hoặc yêu cầu một sơ đồ.
Ví dụ, hãy hỏi các yêu cầu nào đang hoạt động hiện tại, tóm tắt một bộ ghi chú cuộc họp, xác định sự khác biệt giữa các đầu vào của các bên liên quan, hoặc yêu cầu một sơ đồ UML hoặc BPMN dựa trên một bản đặc tả.
- Xem xét phản hồi và các nguồn của nó.
Sử dụng các trích dẫn nội tuyến và tham chiếu nguồn để truy vết các câu trả lời trở lại nội dung NotesKeep hỗ trợ. Kiểm tra các chi tiết quan trọng so với tài liệu nguồn, đặc biệt khi các quyết định phụ thuộc vào chúng.
Bạn có thể nhắc chatbot chuyển đổi các bản đặc tả văn bản không có cấu trúc thành các mô hình kỹ thuật như sơ đồ UML, Sơ đồ Quan hệ Thực thể (ERD), BPMN và sơ đồ luồng. 
- Lưu các kết quả hữu ích trở lại NotesKeep.
Sử dụng “Gửi đến NotesKeep” để giữ lại một câu trả lời hữu ích, bản tóm tắt hoặc sơ đồ được tạo cùng với kiến thức dự án mà nó xuất phát từ đó.
Từ Ghi chú và Tài liệu đến Trí tuệ Dự án
NotesKeep ban đầu là nơi để viết ghi chú và đặt câu hỏi cho AI về chúng. Với việc quản lý tài liệu hiện đã được thêm vào, nó có thể đưa một phạm vi rộng hơn các thông tin dự án vào quy trình đó. Các nhóm có thể tổ chức ghi chú và tài liệu cùng nhau, truy vấn kiến thức đã chọn và sử dụng các câu trả lời làm điểm khởi đầu cho phân tích và tài liệu trực quan.
Cho dù bạn đang quản lý hồ sơ cuộc họp, yêu cầu sản phẩm, nghiên cứu, bản đặc tả kỹ thuật hay các bản chụp bảng trắng, NotesKeep giúp làm cho tài liệu đó dễ dàng tổ chức và sử dụng hơn trong suốt một dự án.
Khám phá Visual Paradigm NotesKeep và đưa ghi chú, tài liệu và kiến thức dự án của bạn vào một không gian làm việc duy nhất được hỗ trợ bởi AI.
Các trường hợp nghiên cứu
Trường hợp nghiên cứu: Cách chúng tôi phát hiện 4 xung đột yêu cầu quan trọng chỉ trong vài phút với ghi chú AI
Trong phát triển phần mềm và quản lý dự án, việc thu thập yêu cầu từ nhiều bộ phận khác nhau thường dẫn đến các ưu tiên mâu thuẫn, các giả định chưa được ghi lại và những khoảng trống phạm vi quan trọng. Việc kiểm tra chéo thủ công các biên bản cuộc họp dài hoặc ghi chú văn bản thô tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót do con người.
Trường hợp nghiên cứu này minh họa cách Visual Paradigm NotesKeep kết hợp với Trợ lý ảo AI Visual Paradigm cho phép các nhà quản lý dự án và chuyên viên phân tích kinh doanh tập trung hóa tài liệu cuộc họp đa định dạng, thực hiện phân tích xung đột tự động giữa các bên liên quan và phát hiện các mục phạm vi bị thiếu trước khi bắt đầu phát triển.
Trường hợp nghiên cứu: Cách AI biến 5 ngày ghi chú phát triển thành một danh sách công việc ưu tiên
Việc khám phá sản phẩm hiếm khi là một sự kiện đơn lẻ và tĩnh. Trong suốt nhiều ngày hoặc nhiều tuần để thống nhất với các bên liên quan, các yêu cầu thay đổi nhanh chóng: các giả định ban đầu bị thay thế bởi các ràng buộc kinh doanh sau này, và các ý tưởng bị phân tán trên các nhật ký cuộc họp hàng ngày, các tài liệu kỹ thuật được tải lên và các bản phác thảo trên bảng trắng vẽ tay.
Việc thủ công sàng lọc qua lịch sử cuộc họp nhiều ngày để xác định sự thật hiện tại và ánh xạ các phụ thuộc kỹ thuật tốn hàng giờ công việc hành chính. Trường hợp nghiên cứu này minh họa cách Visual Paradigm NotesKeep và Trợ lý ảo AI Visual Paradigm tự động thực hiện việc hòa giải theo thời gian, xử lý dữ liệu trực quan đa phương thức và tạo ra một danh sách công việc sản phẩm được ưu tiên, có nhận thức về các phụ thuộc.
Các hướng dẫn liên quan
Bắt đầu: Ghi chú & Thu thập kiến thức
Học cách thu thập ý tưởng thô, cấu trúc các tài liệu định dạng phong phú và lấy nội dung web trực tiếp vào không gian làm việc của bạn.
- Cách viết ghi chú trong NotesKeep: Hướng dẫn từng bước hoàn chỉnh
Khám phá cách sử dụng trình soạn thảo WYSIWYG để viết, định dạng và gắn thẻ các ghi chú văn bản phong phú, tự động được đưa trực tiếp vào động cơ Trí tuệ Kiến thức AI. - Cách tạo ghi chú từ nội dung của một trang web
Học cách sử dụng tính năng Lấy nội dung URL để nhập, trích xuất và làm sạch nội dung trang web trực tiếp, loại bỏ các yếu tố lộn xộn và quảng cáo để tạo ra các ghi chú có thể chỉnh sửa.
Quản lý tài liệu & Nhập liệu tệp đa năng
Tập trung hóa các tệp doanh nghiệp phân tán và số hóa các tài sản trực quan trên toàn bộ tổ chức của bạn.
- Cách lưu trữ tài liệu của tôi trong NotesKeep: Hướng dẫn tải lên hoàn chỉnh
Khám phá cách tải lên và lưu trữ các tài liệu Word, PDF, bảng tính Excel, bản trình bày PowerPoint, lược đồ JSON và hình ảnh vào không gian làm việc nhóm sẵn sàng cho AI. - Cách số hóa ảnh bảng trắng & nhận dạng văn bản (OCR) các thông số kỹ thuật
Xem cách NotesKeep sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR) và thị giác máy tính để trích xuất nhãn văn bản, hình dạng cấu trúc và chú thích từ ảnh bảng trắng và PDF đã quét.
Tổ chức, xác định phạm vi không gian làm việc & phân loại
Giữ cho cơ sở kiến thức đang phát triển của bạn có cấu trúc, dễ điều hướng và được ưu tiên cho hợp tác nhóm.
- Cách gắn thẻ kiến thức của tôi trong NotesKeep: Hướng dẫn phân loại & lọc
Thành thạo việc gắn thẻ đa chiều để phân loại ghi chú và tài liệu, đồng thời sử dụng các chế độ xem Thẻ chuyên dụng để điều hướng siêu dữ liệu ngay lập tức. - Cách tổ chức kiến thức của tôi thành các dự án trong NotesKeep
Tìm hiểu cách cô lập không gian làm việc dựa trên dự án giúp tách biệt kiến thức bộ phận và cải thiện độ chính xác trong suy luận của Trợ lý ảo AI. - Cách sắp xếp lại, ghim và quản lý kiến thức ưu tiên
Tìm hiểu cách ghim các tài nguyên quan trọng lên đầu không gian làm việc của bạn, tùy chỉnh thứ tự ghi chú bằng cách kéo thả, và chuyển đổi giữa chế độ xem Lưới và Danh sách. - Cách lưu trữ kiến thức trong NotesKeep: Hướng dẫn dọn dẹp không gian làm việc
Hiểu cách lưu trữ an toàn các ghi chú cũ và thông số kỹ thuật lỗi thời để dọn dẹp không gian làm việc đang hoạt động của bạn trong khi vẫn bảo toàn các hồ sơ kiểm toán lịch sử.
Trí tuệ kiến thức AI & tổng hợp sơ đồ
Mở khóa khả năng Tạo tăng cường truy xuất (RAG), truy vấn hội thoại, trích dẫn nguồn trực tiếp và mô hình hóa trực quan tự động.
- Cách đặt câu hỏi về ghi chú & tài liệu của tôi bằng AI
Khám phá cách truy vấn cơ sở kiến thức của bạn bằng Trợ lý ảo Visual Paradigm, bao gồm tìm kiếm RAG theo phạm vi và các trích dẫn nguồn trực tiếp có thể nhấp. - Cách tạo sơ đồ kỹ thuật từ ghi chú & tài liệu bằng AI
Tìm hiểu cách chuyển đổi các thông số kỹ thuật viết dưới dạng không cấu trúc thành các sơ đồ kỹ thuật chính thức (UML, ERD, BPMN, sơ đồ luồng, bản đồ tư duy) và lưu chúng trở lại NotesKeep.
Yêu cầu truy cập
Truy cập NotesKeep trên VP Online yêu cầu phiên bản Combo hoặc cao hơn. Trên VP Desktop, nó yêu cầu phiên bản Professional hoặc cao hơn kèm theo bảo trì phần mềm đang hoạt động. Truy cập các tính năng Trợ lý ảo vẽ sơ đồ AI Visual Paradigm được mô tả ở trên yêu cầu phiên bản Deluxe trên VP Online, hoặc phiên bản Professional hoặc cao hơn kèm theo bảo trì phần mềm đang hoạt động trên VP Desktop.