プロジェクトの知識は、通常、単一の場所に存在することはありません。会議の議事録は、Word ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、PDF、図表、画像の隣に置かれています。適切な情報を見つけ、それが最新のものかどうかを確認するのに要する時間は、実際にそれを使用する時間よりも長くなることがあります。
Visual Paradigm NotesKeepこれらすべての資料をプロジェクトベースのワークスペースにまとめます。当初はノートを作成し、それらについて質問するための AI ノート作成ツールとして導入された NotesKeep は、現在、ドキュメント管理機能が強化されました。チームは、ノートと一緒にドキュメントをインポートして整理し、その後、Visual Paradigm AI 図表作成チャットボットを使用して、選択したプロジェクトの知識について質問し、書かれた情報を視覚的なモデルに変換できます。
その結果、情報を収集するだけでなく、実際に活用するための共有可能で検索可能なナレッジベースが実現します。
NotesKeep の新機能とは？
NotesKeep は現在、ノート作成、ドキュメント管理、AI による知識発見を一つの場所で統合しています。リッチテキストノートの作成、ファイルのインポート、プロジェクトやタグによるコンテンツの整理、そして AI を使用して選択した資料の探索が可能です。
このドキュメント管理機能の強化は、Word、PDF、Excel、PowerPoint、OpenDocument、Markdown、テキスト、画像、電子書籍、構造化データファイルなど、幅広い一般的な形式をサポートしています。インポートされたコンテンツは編集可能なノートに変換されるため、NotesKeep に直接入力された情報と一緒にドキュメントを管理しやすくなります。
NotesKeep はまた、URL を介したウェブコンテンツの取り込みをサポートしており、ノートには Visual Paradigm の図表やその他の視覚的アセットを含めることができます。サポートされている画像やドキュメントについては、OCR（光学式文字認識）および視覚分析により、スキャン画像、図表、ホワイトボードの写真に含まれる情報を、AI 支援ワークフローで利用可能にします。
これがチームにとってなぜ重要なのか
ドキュメント管理機能を追加することは、単にファイルを保存する場所を増やすこと以上の意味を持ちます。チームがすでに持っている情報を、毎日作成されるノートや意思決定と結びつけるのを助けます。
- 情報を探す時間を短縮します。ノートとインポートされたドキュメントをプロジェクトワークスペースにまとめて保管し、タグと検索機能で関連資料を簡単に見つけられます。
- プロジェクトの知識全体に対して質問できます。「NotesKeep で検索」機能を有効にした Visual Paradigm AI チャットボットを使用して、質問を行う選択したプロジェクトまたはナレッジアセットに基づいて質問できます。
- 意思決定がどのように変化したかを理解します。時系列のノートとドキュメントを同じナレッジベースに統合し、AI が更新内容、過去の意思決定、および文脈における潜在的な競合を分析できるようにします。
- 書かれた情報だけでなく、視覚的な情報も活用します。サポートされている OCR および視覚理解ワークフローを使用して、スキャンされたドキュメント、図表、画像の内容について質問できます。
- 要件を視覚的なモデルに変換します。チャットボットに「図面を作成するようUML、ERD、BPMN、フローチャート、マインドマップなどの図面をプロジェクト情報から作成するよう
- 有用な出力を元の知識と一緒に保存する。チャットボットの応答、要約、または生成された図面を構造化されたノートとしてNotesKeepに送信する。
プロジェクトチームにとって、これは生きた真実の源を構築するためのより実用的な方法となります。それは資料を保持し、人々がそれを見つけやすくし、作業の次のステップをサポートするものです。
新しいドキュメント管理機能の使い方
- NotesKeepを開いてプロジェクトを選択します。
情報を整理したいプロジェクトから始めます。プロジェクトベースの整理は、知識を関連する作業に限定するのに役立ちます。
- ドキュメントを追加するか、ノートを作成します。
サポートされているファイルをインポートするか、URLからコンテンツを追加するか、リッチテキストエディタで新しいノートを作成します。インポートされたドキュメントは、既存のコンテンツと一緒に管理するための編集可能なノートに変換されます。ノートを作成するには、右上隅の「新しいソース」ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから「ノートを書く」を選択します：
その後、リッチエディタでノートを書きます。完了したら「保存」をクリックしてください。
または、ウェブページのURLからノートコンテンツを取得することもできます。任意のライブウェブサイトのURLを貼り付けるだけで、ウェブコンテンツを自動的に抽出、クリーニングし、完全に編集可能なノートに変換します。これを行うには、「新しいソース」をクリックし、「ウェブページから取得」を選択します。
ドキュメント管理システムとして、ドキュメントを知識に変換することもできます。単にファイルをVisual Paradigm NotesKeepにドラッグするだけです。Wordドキュメント（.docx）、PDF、スプレッドシート（.xlsx）、プレゼンテーション（.pptx）、マークダウンファイル（.md）、画像（.png、.jpg）など、多様な形式のファイルがサポートされています。
- プロジェクトの知識を整理する。
タグを適用して、関連するアイテムを見つけやすくします。利用可能なビューと検索機能を使用して、ノートやドキュメントを閲覧し、重要なアイテムをピン留めして素早くアクセスできるようにします。
- Visual Paradigmチャットボットの会話を開きます。
有効にするNotesKeep内での検索、次にプロジェクトを選択し、利用可能な場合は、AIに使用させたい特定のノートやドキュメントを選択します。
- 焦点を絞った質問をするか、図面の作成を依頼する。
例えば、現在アクティブな要件は何かを尋ねる、一連の会議メモを要約する、ステークホルダーの意見の違いを特定する、または仕様に基づいてUMLまたはBPMN図面の作成を依頼する。
- 応答とその出典を確認する。
インライン引用や出典参照を使用して、回答がどのNotesKeepコンテンツに基づいているか追跡します。意思決定がそれらに依存する場合、特に重要な詳細は出典資料と照合してください。
チャットボットに、構造化されていないテキスト仕様をUML図、エンティティ関係図（ERD）、BPMN、フローチャートなどの技術モデルに変換するよう指示できます。 
- 有用な結果をNotesKeepに保存する。
「NotesKeepに送信」を使用して、有用な回答、要約、または生成された図面を、それが由来したプロジェクト知識と一緒に保存します。
ノートとドキュメントからプロジェクトインテリジェンスへ
NotesKeepは、ノートを書き、それらについてAIに質問するための場所として始まりました。ドキュメント管理機能が追加されたことで、より幅広いプロジェクト情報をそのワークフローに持ち込むことができます。チームはノートとドキュメントを一緒に整理し、選択した知識を検索し、回答を分析や視覚的ドキュメント作成の起点として使用できます。
会議記録、製品要件、研究、技術仕様、ホワイトボードのスナップショットのいずれを管理している場合でも、NotesKeepはその資料をプロジェクト全体で整理しやすく、使いやすくします。
Visual Paradigm NotesKeep を探索するそして、ノート、ドキュメント、プロジェクトの知識を 1 つの AI 搭載ワークスペースに統合します。
事例研究
事例研究：AI ノート作成で数分で 4 つの重要な要件の競合を発見する方法
ソフトウェア開発およびプロジェクト管理において、複数の部署にわたって要件を収集すると、優先順位の競合、記録されていない仮定、重要なスコープの欠落が生じることがよくあります。長い会議の議事録や生のテキストノートを手動で照合するのは時間がかかり、人的ミスが発生しやすいものです。
この事例研究では、Visual Paradigm NotesKeepをVisual Paradigm AI チャットボットと組み合わせることで、プロジェクトマネージャーやビジネスアナリストが、多形式の会議ドキュメントを一元化し、ステークホルダーの競合を自動的に分析し、開発開始前に見逃されているスコープ項目を発見できるようになります。
事例研究：AI が 5 日間にわたる進化し続けるノートを優先順位付きバックログに変える方法
製品発見は、単一の静的なイベントであることはめったにありません。ステークホルダーの調整が数日または数週間にわたって行われる間に、要件は急速に変化します：初期の仮定は後のビジネス制約によって上書きされ、アイデアは日々の会議ログ、アップロードされた技術仕様、手書きのホワイトボードスケッチに散らばっています。
数日間の会議履歴を手動で検索して現在の事実関係を特定し、技術的な依存関係をマッピングするには、数時間の事務作業が必要です。この事例研究では、Visual Paradigm NotesKeepとVisual Paradigm AI チャットボットが自動的に時間的な整合性を検証し、多様な視覚データを処理し、優先順位付きで依存関係を考慮した製品バックログを生成する方法を示しています。
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アクセス要件
VP Online での NotesKeep アクセスには、Combo エディション以上が必要です。VP Desktop では、アクティブなソフトウェアメンテナンスが付いた Professional エディション以上が必要です。上記の Visual Paradigm AI 図作成チャットボット機能へのアクセスには、VP Online では Deluxe エディション、または VP Desktop ではアクティブなソフトウェアメンテナンスが付いた Professional エディション以上が必要です。