Projektwissen befindet sich selten an einem einzigen Ort. Meeting-Notizen liegen neben Word-Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, PDFs, Diagrammen und Bildern. Die Suche nach der richtigen Information – und die Feststellung, ob sie noch aktuell ist – kann mehr Zeit in Anspruch nehmen als die Nutzung selbst.
Visual Paradigm NotesKeep bringt diese Materialien in einem projektbasierten Arbeitsbereich zusammen. Ursprünglich als KI-gestütztes Notizwerkzeug zur Erstellung von Notizen und zur Beantwortung von Fragen dazu eingeführt, wurde NotesKeep nun um eine Dokumentenverwaltung erweitert. Teams können Dokumente neben ihren Notizen importieren und organisieren und dann das Visual Paradigm KI-Diagramm-Chatbot nutzen, um Fragen zu ausgewähltem Projektwissen zu stellen und schriftliche Informationen in visuelle Modelle zu verwandeln.
Das Ergebnis ist eine gemeinsame, durchsuchbare Wissensdatenbank, die Teams dabei unterstützt, vom Erfassen von Informationen zur praktischen Anwendung überzugehen.
Was ist neu in NotesKeep?
NotesKeep vereint nun Notizerstellung, Dokumentenverwaltung und KI-gestützte Wissensentdeckung an einem Ort. Sie können Rich-Text-Notizen erstellen, Dateien importieren, Inhalte nach Projekten und Tags organisieren und KI nutzen, um ausgewählte Materialien zu erkunden.
Die Erweiterung der Dokumentenverwaltung unterstützt eine breite Palette gängiger Formate, darunter Word, PDF, Excel, PowerPoint, OpenDocument, Markdown, Text, Bilder, E-Books und strukturierte Datendateien. Importierte Inhalte werden in bearbeitbare Notizen umgewandelt, was die Verwaltung von Dokumenten gemeinsam mit direkt in NotesKeep erstellten Informationen erleichtert.
NotesKeep unterstützt zudem die Erfassung von Webinhalten über eine URL, und Notizen können Visual Paradigm-Diagramme und andere visuelle Elemente enthalten. Für unterstützte Bilder und Dokumente kann OCR und visuelle Analyse dabei helfen, Informationen aus Scans, Diagrammen und Whiteboard-Fotos für KI-gestützte Arbeitsabläufe verfügbar zu machen.
Warum dies für Ihr Team wichtig ist
Die Ergänzung um eine Dokumentenverwaltung geht über die Bereitstellung eines weiteren Speicherorts für Dateien hinaus. Sie hilft dabei, die Informationen, die Ihr Team bereits besitzt, mit den Notizen und Entscheidungen zu verknüpfen, die es täglich erstellt.
- Verbringen Sie weniger Zeit mit der Suche nach Informationen.Bewahren Sie Notizen und importierte Dokumente in Projektarbeitsbereichen gemeinsam auf, mit Tags und Suchfunktionen, um relevante Materialien leichter zu finden.
- Stellen Sie Fragen über das gesamte Projektwissen hinweg.Nutzen Sie den Visual Paradigm KI-Chatbot mit aktivierter Funktion „In NotesKeep suchen”, um Fragen zu stellenbasierend auf ausgewählten Projekten oder Wissensressourcen.
- Verstehen Sie, wie Entscheidungen sich verändern.Bringen Sie chronologische Notizen und Dokumente in dieselbe Wissensdatenbank, damit die KI Aktualisierungen, frühere Entscheidungen und potenzielle Konflikte im Kontext analysieren kann.
- Arbeiten Sie mit visuellen sowie schriftlichen Informationen.Nutzen Sie unterstützte OCR- und visuelle Analyse-Workflows, um Fragen zu Inhalten in gescannten Dokumenten, Diagrammen und Bildern zu stellen.
- Verwandeln Sie Anforderungen in visuelle Modelle. Fordern Sie den Chatbot auf, “”Diagramme zu entwerfen” wie UML, ERD, BPMN, Flussdiagramme und Mindmaps aus Projektinformationen zu erstellen.
- Bewahren Sie nützliche Ergebnisse zusammen mit dem ursprünglichen Wissen auf.Senden Sie Chatbot-Antworten, Zusammenfassungen oder generierte Diagramme als strukturierte Notizen zurück an NotesKeep.
Für Projektteams schafft dies einen praxisnaheren Weg, eine lebendige Quelle der Wahrheit aufzubauen: eine, die das Material speichern, Menschen dabei helfen kann, es zu finden, und den nächsten Schritt in ihrer Arbeit unterstützen kann.
So verwenden Sie die neuen Dokumentenmanagement-Funktionen
- Öffnen Sie NotesKeep und wählen Sie ein Projekt aus.
Beginnen Sie im Projekt, in dem Sie die Informationen organisieren möchten. Eine projektbasierte Organisation hilft dabei, das Wissen auf die Arbeit zu beschränken, zu der es gehört.
- Fügen Sie Ihre Dokumente hinzu oder erstellen Sie Notizen.
Importieren Sie unterstützte Dateien, fügen Sie Inhalte über eine URL hinzu oder schreiben Sie eine neue Notiz im Rich-Text-Editor. Importierte Dokumente werden in bearbeitbare Notizen umgewandelt, die gemeinsam mit Ihrem bestehenden Inhalt verwaltet werden. Um eine Notiz zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Neue Quelle“ und wählen Sie im Dropdown-Menü „Notiz schreiben“:
Schreiben Sie danach Ihre Notiz im Rich-Editor. Klicken Sie auf „Speichern“, wenn Sie fertig sind.
Oder Sie können den Notizinhalt von einer Webseiten-URL abrufen – Fügen Sie eine beliebige Live-Webseiten-URL ein, um Webinhalte automatisch zu extrahieren, zu bereinigen und in vollständig bearbeitbare Notizen umzuwandeln. Klicken Sie dazu auf „Neue Quelle“ und wählen Sie dann „Von Webseite abrufen“.
Als Dokumentenmanagementsystem können Sie Ihr Dokument auch in Wissen umwandeln – Ziehen Sie Ihre Datei einfach in Visual Paradigm NotesKeep. Es werden Mehrformatdateien unterstützt, darunter Word-Dokumente (.docx), PDFs, Tabellenkalkulationen (.xlsx), Präsentationen (.pptx), Markdown-Dateien (.md) sowie Bilder (.png, .jpg).
- Organisieren Sie das Projektwissen.
Verwenden Sie Tags, um verwandte Elemente leichter zu finden. Nutzen Sie die verfügbaren Ansichten und die Suche, um Notizen und Dokumente zu durchsuchen, und heften Sie wichtige Elemente für den schnellen Zugriff an.
- Öffnen Sie eine Visual Paradigm Chatbot-Konversation.
Aktivieren Sie „Suche in NotesKeep”, wählen Sie dann das Projekt und, sofern verfügbar, die spezifischen Notizen oder Dokumente aus, die die KI verwenden soll.
- Stellen Sie eine gezielte Frage oder fordern Sie ein Diagramm an.
Fragen Sie beispielsweise, welche Anforderungen derzeit aktiv sind, fassen Sie eine Reihe von Protokollen zusammen, identifizieren Sie Unterschiede zwischen den Eingaben der Beteiligten oder fordern Sie ein UML- oder BPMN-Diagramm basierend auf einer Spezifikation an.
- Überprüfen Sie die Antwort und ihre Quellen.
Verwenden Sie die Inline-Zitate und Quellenverweise, um Antworten zurück zu den unterstützenden NotesKeep-Inhalten zu verfolgen. Prüfen Sie wichtige Details anhand des Ausgangsmaterials, insbesondere wenn Entscheidungen davon abhängen.
Sie können den Chatbot auffordern, unstrukturierte Textspezifikationen in technische Modelle wie UML-Diagramme, Entity-Relationship-Diagramme (ERD), BPMN und Flussdiagramme umzuwandeln. 
- Speichern Sie nützliche Ergebnisse zurück in NotesKeep.
Verwenden Sie „An NotesKeep senden“, um eine nützliche Antwort, Zusammenfassung oder ein generiertes Diagramm zusammen mit dem Projektwissen, aus dem es stammt, aufzubewahren.
Von Notizen und Dokumenten zu Projektintelligenz
NotesKeep begann als Ort zum Schreiben von Notizen und zum Stellen von KI-Fragen dazu. Mit der nun hinzugefügten Dokumentenverwaltung kann es eine breitere Palette an Projektinformationen in diesen Workflow einbringen. Teams können Notizen und Dokumente gemeinsam organisieren, ausgewähltes Wissen abfragen und die Antworten als Ausgangspunkt für Analysen und visuelle Dokumentation verwenden.
Egal, ob Sie Protokolle von Meetings, Produktanforderungen, Forschungsergebnisse, technische Spezifikationen oder Whiteboard-Schnappschüsse verwalten – NotesKeep hilft dabei, dieses Material während eines Projekts leichter zu organisieren und zu nutzen.
Entdecken Sie Visual Paradigm NotesKeep und bringen Sie Ihre Notizen, Dokumente und Projektwissen in einen einzigen, von KI unterstützten Arbeitsbereich.
Fallstudien
Fallstudie: Wie wir mit KI-gestütztem Notieren in wenigen Minuten 4 kritische Anforderungskonflikte identifizierten
In der Softwareentwicklung und im Projektmanagement führt die Anforderungserhebung über mehrere Abteilungen hinweg häufig zu widersprüchlichen Prioritäten, nicht dokumentierten Annahmen und kritischen Lücken im Leistungsumfang. Die manuelle Gegenüberstellung langer Sitzungsniederschriften oder roher Textnotizen ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
Diese Fallstudie zeigt, wie Visual Paradigm NotesKeep in Kombination mit dem Visual Paradigm AI-Chatbot Projektmanagern und Business Analysten ermöglicht, mehrgestaltige Sitzungsdokumentationen zu zentralisieren, eine automatisierte Stakeholder-Konfliktanalyse durchzuführen und fehlende Leistungsumfangselemente aufzudecken, bevor die Entwicklung beginnt.
Fallstudie: Wie KI aus fünf Tagen sich entwickelnder Notizen einen priorisierten Backlog erstellte
Die Produktentdeckung ist selten ein einzelnes, statisches Ereignis. Über Tage oder Wochen der Abstimmung mit den Stakeholdern entwickeln sich Anforderungen schnell weiter: Frühere Annahmen werden durch spätere geschäftliche Einschränkungen außer Kraft gesetzt, und Ideen sind über tägliche Sitzungsniederschriften, hochgeladene technische Spezifikationen und handgezeichnete Whiteboard-Skizzen verstreut.
Das manuelle Durchsuchen mehrtägiger Sitzungshistorien, um die aktuelle Realität zu identifizieren und technische Abhängigkeiten zu kartieren, erfordert Stunden administrativer Arbeit. Diese Fallstudie zeigt, wie Visual Paradigm NotesKeep und der Visual Paradigm AI-Chatbot automatisch eine zeitliche Abstimmung durchführt, multimodale visuelle Daten verarbeitet und einen priorisierten, abhängigkeitsbewussten Produktbacklog erstellt.
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Zugriffsvoraussetzungen
Der Zugriff auf NotesKeep in VP Online erfordert die Combo Edition oder höher. In VP Desktop ist die Professional Edition oder höher mit aktiver Softwarewartung erforderlich. Der Zugriff auf die oben beschriebenen Funktionen des Visual Paradigm AI-Diagrammierungs-Chatbots erfordert in VP Online die Deluxe Edition oder in VP Desktop die Professional Edition oder höher mit aktiver Softwarewartung.