Les connaissances relatives à un projet sont rarement centralisées en un seul endroit. Les comptes rendus de réunion côtoient les documents Word, les feuilles de calcul, les présentations, les fichiers PDF, les diagrammes et les images. Trouver les bonnes informations — et savoir si elles sont toujours à jour — peut prendre plus de temps que de les utiliser.
Visual Paradigm NotesKeep rassemble ces éléments dans un espace de travail basé sur les projets. Initialement présenté comme un outil de prise de notes par IA pour créer des notes et poser des questions à leur sujet, NotesKeep a désormais été enrichi d’une fonction de gestion de documents. Les équipes peuvent importer et organiser des documents aux côtés de leurs notes, puis utiliser le Chatbot de diagrammation par IA Visual Paradigm pour poser des questions sur les connaissances sélectionnées du projet et transformer les informations écrites en modèles visuels.
Le résultat est une base de connaissances partagée et consultable qui aide les équipes à passer de la capture d’informations à leur mise en œuvre.
Quoi de neuf dans NotesKeep ?
NotesCombine désormais la prise de notes, la gestion de documents et la découverte de connaissances alimentée par l’IA en un seul endroit. Vous pouvez créer des notes au format riche, importer des fichiers, organiser le contenu par projet et par balises, et utiliser l’IA pour explorer les matériaux sélectionnés.
La fonctionnalité d’amélioration de la gestion de documents prend en charge un large éventail de formats courants, notamment Word, PDF, Excel, PowerPoint, OpenDocument, Markdown, texte, images, livres électroniques et fichiers de données structurées. Le contenu importé est converti en notes modifiables, ce qui facilite la gestion des documents conjointement avec les informations écrites directement dans NotesKeep.
NotesKeep prend également en charge l’ingestion de contenu web via une URL, et les notes peuvent inclure des diagrammes Visual Paradigm et d’autres actifs visuels. Pour les images et documents pris en charge, l’OCR et l’analyse visuelle peut aider à rendre les informations contenues dans des scans, des diagrammes et des photos de tableaux blancs accessibles aux flux de travail assistés par IA.
Pourquoi cela compte pour votre équipe
Ajouter la gestion de documents ne consiste pas seulement à vous offrir un nouvel endroit pour stocker des fichiers. Cela aide à relier les informations dont dispose déjà votre équipe aux notes et décisions qu’elle crée au quotidien.
- Passez moins de temps à chercher des informations.Gardez les notes et les documents importés ensemble dans les espaces de travail de projet, avec des balises et une fonction de recherche pour faciliter la localisation des éléments pertinents.
- Posez des questions sur l’ensemble des connaissances du projet.Utilisez le Chatbot IA Visual Paradigm avec « Rechercher dans NotesKeep » activé pour poser des questions basées sur des projets sélectionnés ou des actifs de connaissances.
- Comprenez comment les décisions évoluent.Intégrez les notes chronologiques et les documents dans la même base de connaissances afin que l’IA puisse aider à analyser les mises à jour, les décisions antérieures et les conflits potentiels dans leur contexte.
- Travaillez avec des informations visuelles et écrites.Utilisez les flux de travail OCR et de compréhension visuelle pris en charge pour poser des questions sur le contenu des documents numérisés, des diagrammes et des images.
- Transformez les exigences en modèles visuels. Demandez au chatbot de rédiger des diagrammes tels que UML, MER, BPMN, organigrammes et cartes mentales à partir d’informations de projet.
- Conservez les sorties utiles avec les connaissances sources. Envoyez les réponses du chatbot, les résumés ou les diagrammes générés vers NotesKeep sous forme de notes structurées.
Pour les équipes de projet, cela crée une méthode plus pratique pour construire une source de vérité vivante : une source capable de contenir le matériel, d’aider les personnes à le trouver et de soutenir l’étape suivante de leur travail.
Comment utiliser les nouvelles fonctionnalités de gestion de documents
- Ouvrez NotesKeep et choisissez un projet.
Commencez dans le projet où vous souhaitez organiser les informations. L’organisation basée sur le projet aide à maintenir les connaissances limitées au travail auquel elles appartiennent.
- Ajoutez vos documents ou créez des notes.
Importez des fichiers pris en charge, ajoutez du contenu à partir d’une URL ou rédigez une nouvelle note dans l’éditeur de texte enrichi. Les documents importés sont convertis en notes modifiables pour être gérés aux côtés de votre contenu existant. Pour créer une note, cliquez sur le bouton Nouvelle Source dans le coin supérieur droit et sélectionnez Rédiger une note dans le menu déroulant :
Ensuite, rédigez votre note dans l’éditeur enrichi. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
Ou vous pouvez récupérer le contenu de la note à partir d’une URL de page Web – Collez n’importe quelle URL de site Web actif pour extraire automatiquement, nettoyer et convertir le contenu Web en notes entièrement modifiables. Pour ce faire, cliquez sur Nouvelle Source, puis sélectionnez Récupérer à partir d’une page Web.
En tant que système de gestion de documentation, vous pouvez également convertir votre document en connaissances – Il suffit de faire glisser votre fichier dans Visual Paradigm NotesKeep. Les fichiers multi-formats sont pris en charge, y compris les documents Word (.docx), les PDF, les feuilles de calcul (.xlsx), les présentations (.pptx), les fichiers Markdown (.md) et les images (.png, .jpg).
- Organisez les connaissances du projet.
Appliquez des étiquettes pour rendre les éléments connexes plus faciles à trouver. Utilisez les vues disponibles et la recherche pour parcourir les notes et les documents, et épinglez les éléments importants pour un accès rapide.
- Ouvrez une conversation avec le chatbot Visual Paradigm.
Activez Rechercher dans NotesKeep, puis sélectionnez le projet et, si disponible, les notes ou documents spécifiques que vous souhaitez que l’IA utilise.
- Posez une question ciblée ou demandez un diagramme.
Par exemple, demandez quelles exigences sont actuellement actives, résumez un ensemble de notes de réunion, identifiez les différences entre les entrées des parties prenantes, ou demandez un diagramme UML ou BPMN basé sur une spécification.
- Examinez la réponse et ses sources.
Utilisez les citations en ligne et les références de sources pour remonter aux réponses jusqu’au contenu NotesKeep qui les soutient. Vérifiez les détails importants par rapport au matériel source, en particulier lorsque les décisions en dépendent.
Vous pouvez inviter le chatbot à convertir des spécifications textuelles non structurées en modèles techniques tels que des diagrammes UML, des diagrammes de relations d’entités (MER), BPMN et des organigrammes. 
- Enregistrez les résultats utiles dans NotesKeep.
Utilisez « Envoyer vers NotesKeep » pour conserver une réponse utile, un résumé ou un diagramme généré avec les connaissances du projet dont il provient.
Des notes et documents à l’intelligence du projet
NotesKeep a commencé comme un endroit pour écrire des notes et poser des questions à l’IA à leur sujet. Avec l’ajout de la gestion de documents, il peut désormais intégrer une gamme plus large d’informations de projet dans ce flux de travail. Les équipes peuvent organiser ensemble les notes et les documents, interroger des connaissances sélectionnées et utiliser les réponses comme point de départ pour l’analyse et la documentation visuelle.
Que vous gériez des comptes rendus de réunions, des exigences de produit, des recherches, des spécifications techniques ou des captures d’écran de tableaux blancs, NotesKeep aide à rendre ce matériel plus facile à organiser et à utiliser tout au long d’un projet.
Découvrez Visual Paradigm NotesKeep et rassemblez vos notes, documents et connaissances de projet dans un seul espace de travail propulsé par l’IA.
Études de cas
Étude de cas : Comment nous avons identifié 4 conflits critiques de besoins en quelques minutes grâce à la prise de notes par IA
Dans le développement logiciel et la gestion de projet, la collecte de besoins à travers plusieurs départements conduit souvent à des priorités conflictuelles, des hypothèses non consignées et des lacunes critiques dans le périmètre. L’examen manuel de longs transcrits de réunions ou de notes brutes en texte est chronophage et sujet aux erreurs humaines.
Cette étude de cas montre commentVisual Paradigm NotesKeep combiné avec leChatbot IA Visual Paradigmpermet aux chefs de projet et aux analystes d’affaires de centraliser la documentation de réunions multi-formats, d’effectuer une analyse automatisée des conflits des parties prenantes et de révéler les éléments de périmètre manquants avant le début du développement.
Étude de cas : Comment l’IA a transformé 5 jours de notes évolutives en un backlog priorisé
La découverte de produit est rarement un événement unique et statique. Au fil de jours ou de semaines d’alignement des parties prenantes, les besoins évoluent rapidement : les hypothèses antérieures sont remplacées par des contraintes commerciales ultérieures, et les idées sont dispersées dans les journaux de réunions quotidiens, les spécifications techniques téléchargées et les croquis de tableau blanc dessinés à la main.
Fouiller manuellement des historiques de réunions sur plusieurs jours pour identifier la vérité actuelle et cartographier les dépendances techniques prend des heures d’efforts administratifs. Cette étude de cas montre commentVisual Paradigm NotesKeep et leChatbot IA Visual Paradigmeffectue automatiquement la réconciliation temporelle, traite les données visuelles multimodales et génère un backlog de produit priorisé et conscient des dépendances.
Guides connexes
Bien démarrer : Prise de notes et capture des connaissances
Apprenez à capturer des idées brutes, structurer des spécifications en texte enrichi et récupérer du contenu web directement dans votre espace de travail.
- Comment rédiger des notes dans NotesKeep : Un guide complet étape par étape
Découvrez comment utiliser l’éditeur WYSIWYG pour rédiger, styliser et taguer des notes en texte enrichi qui s’alimentent automatiquement directement dans le moteur d’intelligence des connaissances par IA. - Comment créer une note à partir du contenu d’une page web
Apprenez à utiliser la récupération de contenu par URL pour importer, extraire et nettoyer le contenu en direct d’un site web, en supprimant les éléments encombrants et les publicités pour créer des notes modifiables.
Gestion des documents et ingestion universelle de fichiers
Centralisez les fichiers d’entreprise dispersés et numérisez les actifs visuels dans toute votre organisation.
- Comment conserver mes documents dans NotesKeep : Un guide complet de téléchargement
Découvrez comment télécharger et stocker des documents Word, des PDF, des feuilles de calcul Excel, des présentations PowerPoint, des schémas JSON et des images dans un espace de travail d’équipe prêt pour l’IA. - Comment numériser des photos de tableaux blancs et effectuer la reconnaissance optique de caractères (OCR) sur les spécifications
Découvrez comment NotesKeep utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la vision par ordinateur pour extraire des étiquettes textuelles, des formes structurelles et des annotations à partir de photos de tableaux blancs et de PDF numérisés.
Organisation, délimitation de l’espace de travail et catégorisation
Gardez votre base de connaissances croissante structurée, navigable et priorisée pour la collaboration en équipe.
- Comment taguer mes connaissances dans NotesKeep : Guide de catégorisation et de filtrage
Maîtrisez le tagage multidimensionnel pour classer les notes et les documents, et utilisez des vues de tags dédiées pour une navigation instantanée des métadonnées. - Comment organiser mes connaissances en projets dans NotesKeep
Apprenez comment l’isolation de l’espace de travail basée sur les projets maintient les connaissances départementales séparées et améliore la précision du raisonnement du Chatbot IA. - Comment réorganiser, épingler et gérer les connaissances prioritaires
Apprenez à épingler les ressources critiques en haut de votre espace de travail, à personnaliser les séquences de notes par glisser-déposer et à basculer entre les vues Grille et Liste. - Comment archiver les connaissances dans NotesKeep : Guide de désencombrement de l’espace de travail
Comprenez comment archiver en toute sécurité les notes héritées et les spécifications obsolètes pour désencombrer votre espace de travail actif tout en préservant les registres d’audit historiques.
Intelligence des connaissances par IA et synthèse de diagrammes
Débloquez la génération augmentée par récupération (RAG), les requêtes conversationnelles, les citations de sources en ligne et la modélisation visuelle automatisée.
- Comment poser des questions sur mes notes et documents avec l’IA
Découvrez comment interroger votre base de connaissances à l’aide du Chatbot Visual Paradigm, doté d’une recherche RAG à périmètre défini et de citations de sources en ligne cliquables. - Comment générer des diagrammes techniques à partir de notes et de documents avec l’IA
Apprenez à convertir des spécifications écrites non structurées en diagrammes techniques formels (UML, MCD, BPMN, organigrammes, cartes mentales) et à les réintégrer dans NotesKeep.
Exigences d’accès
L’accès à NotesKeep dans VP Online nécessite l’édition Combo ou supérieure. Dans VP Desktop, il nécessite l’édition Professional ou supérieure avec une maintenance logicielle active. L’accès aux fonctionnalités du Chatbot de diagrammation IA de Visual Paradigm décrites ci-dessus nécessite l’édition Deluxe dans VP Online, ou l’édition Professional ou supérieure avec une maintenance logicielle active dans VP Desktop.