Pengetahuan proyek jarang berada di satu tempat. Catatan rapat berdampingan dengan dokumen Word, spreadsheet, presentasi, PDF, diagram, dan gambar. Mencari informasi yang tepat—dan mengetahui apakah informasi tersebut masih terkini—dapat memakan waktu lebih lama daripada menggunakannya.
Visual Paradigm NotesKeep menyatukan materi-materi ini dalam ruang kerja berbasis proyek. Pertama kali diperkenalkan sebagai alat pencatat catatan berbasis AI untuk membuat catatan dan mengajukan pertanyaan tentangnya, NotesKeep kini telah ditingkatkan dengan fitur manajemen dokumen. Tim dapat mengimpor dan mengatur dokumen bersama catatan mereka, lalu menggunakan Chatbot Diagramming AI Visual Paradigm untuk mengajukan pertanyaan seputar pengetahuan proyek yang dipilih dan mengubah informasi tertulis menjadi model visual.
Hasilnya adalah basis pengetahuan bersama yang dapat dicari, yang membantu tim beralih dari menangkap informasi hingga memanfaatkannya.
Apa yang Baru di NotesKeep?
NotesKeep kini menggabungkan pencatatan, manajemen dokumen, dan penemuan pengetahuan berbasis AI dalam satu tempat. Anda dapat membuat catatan teks kaya, mengimpor file, mengatur konten berdasarkan proyek dan tag, serta menggunakan AI untuk menjelajahi materi yang dipilih.
Fitur peningkatan manajemen dokumen mendukung berbagai format umum, termasuk Word, PDF, Excel, PowerPoint, OpenDocument, Markdown, teks, gambar, buku elektronik, dan file data terstruktur. Konten yang diimpor dikonversi menjadi catatan yang dapat diedit, sehingga memudahkan pengelolaan dokumen bersama informasi yang ditulis langsung di NotesKeep.
NotesKeep juga mendukung pengambilan konten web melalui URL, dan catatan dapat menyertakan diagram Visual Paradigm dan aset visual lainnya. Untuk gambar dan dokumen yang didukung, OCR dan analisis visual dapat membantu membuat informasi dalam pemindaian, diagram, dan foto papan tulis tersedia untuk alur kerja yang dibantu AI.
Mengapa Ini Penting bagi Tim Anda
Menambahkan manajemen dokumen bukan sekadar memberi Anda tempat lain untuk menyimpan file. Hal ini membantu menghubungkan informasi yang sudah dimiliki tim Anda dengan catatan dan keputusan yang dibuat setiap hari.
- Habiskan lebih sedikit waktu untuk mencari informasi. Simpan catatan dan dokumen yang diimpor bersama dalam ruang kerja proyek, dengan tag dan pencarian untuk membantu menemukan materi yang relevan.
- Ajukan pertanyaan di seluruh pengetahuan proyek. Gunakan Chatbot AI Visual Paradigm dengan “Pencarian di NotesKeep” diaktifkan untuk mengajukan pertanyaan berdasarkan proyek yang dipilih atau aset pengetahuan.
- Pahami bagaimana keputusan berubah. Masukkan catatan dan dokumen kronologis ke dalam basis pengetahuan yang sama sehingga AI dapat membantu menganalisis pembaruan, keputusan sebelumnya, dan potensi konflik dalam konteksnya.
- Bekerja dengan informasi visual maupun tertulis. Gunakan alur kerja OCR dan pemahaman visual yang didukung untuk mengajukan pertanyaan tentang konten dalam dokumen hasil pemindaian, diagram, dan gambar.
- Ubah persyaratan menjadi model visual. Minta chatbot untuk ” membuat diagram seperti UML, ERD, BPMN, bagan alir, dan peta pikiran dari informasi proyek.
- Simpan output yang berguna bersama pengetahuan sumbernya. Kirim respons chatbot, ringkasan, atau diagram yang dihasilkan kembali ke NotesKeep sebagai catatan terstruktur.
Untuk tim proyek, ini menciptakan cara yang lebih praktis untuk membangun sumber kebenaran yang hidup: satu yang dapat menyimpan materi, membantu orang menemukannya, dan mendukung langkah selanjutnya dalam pekerjaan mereka.
Cara Menggunakan Fitur Manajemen Dokumen Baru
- Buka NotesKeep dan pilih sebuah proyek.
Mulailah di proyek tempat Anda ingin mengorganisir informasi. Organisasi berbasis proyek membantu menjaga pengetahuan tetap terbatas pada pekerjaan yang sesuai.
- Tambahkan dokumen Anda atau buat catatan.
Impor file yang didukung, tambahkan konten dari URL, atau tulis catatan baru di editor teks kaya. Dokumen yang diimpor dikonversi menjadi catatan yang dapat diedit untuk dikelola bersama konten yang sudah ada. Untuk membuat catatan, klik tombol Sumber Baru di pojok kanan atas dan pilih Tulis Catatan dari menu tarik-turun:
Setelah itu, tulis catatan Anda di editor kaya. Klik Simpan ketika Anda selesai.
Atau Anda dapat mengambil konten catatan dari URL halaman web – Tempelkan URL situs web apa pun yang aktif untuk secara otomatis mengekstrak, membersihkan, dan mengonversi konten web menjadi catatan yang sepenuhnya dapat diedit. Untuk melakukan ini, klik Sumber Baru, lalu pilih Ambil dari Halaman Web.
Sebagai Sistem Manajemen Dokumentasi, Anda juga dapat mengonversi dokumen Anda menjadi pengetahuan – Cukup seret file Anda ke Visual Paradigm NotesKeep. File multi-format termasuk dokumen Word (.docx), PDF, spreadsheet (.xlsx), presentasi (.pptx), file markdown (.md), dan gambar (.png, .jpg) didukung.
- Organisir pengetahuan proyek.
Terapkan tag agar item terkait lebih mudah ditemukan. Gunakan tampilan yang tersedia dan pencarian untuk menelusuri catatan dan dokumen, dan sematkan item penting untuk akses cepat.
- Buka percakapan Chatbot Visual Paradigm.
Aktifkan ” Cari di NotesKeep“, lalu pilih proyek dan, jika tersedia, catatan atau dokumen spesifik yang ingin Anda gunakan oleh AI.
- Ajukan pertanyaan yang terfokus atau minta diagram.
Sebagai contoh, tanyakan persyaratan apa yang saat ini aktif, ringkas serangkaian catatan rapat, identifikasi perbedaan antara masukan pemangku kepentingan, atau minta diagram UML atau BPMN berdasarkan spesifikasi.
- Tinjau respons dan sumbernya.
Gunakan kutipan inline dan referensi sumber untuk melacak jawaban kembali ke konten NotesKeep yang mendukung. Periksa detail penting terhadap materi sumber, terutama ketika keputusan bergantung pada hal tersebut.
Anda dapat meminta chatbot untuk mengonversi spesifikasi teks yang tidak terstruktur menjadi model teknis seperti diagram UML, Diagram Relasi Entitas (ERD), BPMN, dan bagan alir. 
- Simpan hasil yang berguna kembali ke NotesKeep.
Gunakan “Kirim ke NotesKeep” untuk menyimpan jawaban, ringkasan, atau diagram yang dihasilkan yang berguna bersama pengetahuan proyek tempatnya berasal.
Dari Catatan dan Dokumen ke Kecerdasan Proyek
NotesKeep dimulai sebagai tempat untuk menulis catatan dan mengajukan pertanyaan AI tentangnya. Dengan manajemen dokumen yang kini ditambahkan, NotesKeep dapat membawa berbagai informasi proyek yang lebih luas ke dalam alur kerja tersebut. Tim dapat mengorganisir catatan dan dokumen bersama, menanyakan pengetahuan yang dipilih, dan menggunakan jawaban sebagai titik awal untuk analisis dan dokumentasi visual.
Apakah Anda mengelola catatan rapat, persyaratan produk, penelitian, spesifikasi teknis, atau tangkapan papan tulis, NotesKeep membantu membuat materi tersebut lebih mudah diorganisir dan digunakan sepanjang proyek.
Jelajahi Visual Paradigm NotesKeep dan bawa catatan, dokumen, serta pengetahuan proyek Anda ke dalam satu ruang kerja yang didukung AI.
Studi Kasus
Studi Kasus: Bagaimana Kami Menemukan 4 Konflik Persyaratan Kritis dalam Hitungan Menit dengan Pencatatan AI
Dalam pengembangan perangkat lunak dan manajemen proyek, pengumpulan persyaratan di berbagai departemen sering kali menyebabkan prioritas yang saling bertentangan, asumsi yang tidak tercatat, serta celah cakupan yang kritis. Pemeriksaan silang manual terhadap transkrip rapat panjang atau catatan teks mentah memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia.
Studi kasus ini menunjukkan bagaimana Visual Paradigm NotesKeep yang dikombinasikan dengan Visual Paradigm AI Chatbot memungkinkan manajer proyek dan analis bisnis untuk memusatkan dokumentasi rapat dalam berbagai format, melakukan analisis konflik pemangku kepentingan secara otomatis, serta mengungkap item cakupan yang hilang sebelum pengembangan dimulai.
Studi Kasus: Bagaimana AI Mengubah 5 Hari Catatan yang Berkembang Menjadi Backlog yang Diprioritaskan
Penemuan produk jarang merupakan peristiwa tunggal yang statis. Selama beberapa hari atau minggu penyelarasan pemangku kepentingan, persyaratan berkembang dengan cepat: asumsi awal digantikan oleh kendala bisnis yang lebih baru, dan ide-ide tersebar di log rapat harian, spesifikasi teknis yang diunggah, serta sketsa papan tulis yang digambar tangan.
Secara manual menyaring riwayat rapat selama beberapa hari untuk mengidentifikasi kebenaran saat ini dan memetakan ketergantungan teknis membutuhkan berjam-jam upaya administratif. Studi kasus ini menunjukkan bagaimana Visual Paradigm NotesKeep dan Visual Paradigm AI Chatbot secara otomatis melakukan rekonsiliasi temporal, memproses data visual multimodal, dan menghasilkan backlog produk yang diprioritaskan serta sadar akan ketergantungan.
Panduan Terkait
Memulai: Pencatatan & Penangkapan Pengetahuan
Pelajari cara menangkap ide mentah, menyusun spesifikasi teks kaya, dan mengambil konten web langsung ke dalam ruang kerja Anda.
- Cara Menulis Catatan di NotesKeep: Panduan Lengkap Langkah demi Langkah
Temukan cara menggunakan editor WYSIWYG untuk menulis, memformat, dan memberi tag catatan teks kaya yang secara otomatis langsung diumpankan ke mesin Kecerdasan Pengetahuan AI. - Cara Membuat Catatan dari Konten Halaman Web
Pelajari cara menggunakan Pengambilan Konten URL untuk mengimpor, mengekstrak, dan membersihkan konten situs web langsung, menghilangkan kekacauan dan iklan untuk membuat catatan yang dapat diedit.
Manajemen Dokumen & Ingesti File Universal
Pusatkan file perusahaan yang tersebar dan digitalisasi aset visual di seluruh organisasi Anda.
- Cara Menyimpan Dokumen Saya di NotesKeep: Panduan Unggah Lengkap
Jelajahi cara mengunggah dan menyimpan dokumen Word, PDF, spreadsheet Excel, presentasi PowerPoint, skema JSON, dan gambar ke dalam ruang kerja tim yang siap untuk AI. - Cara Mendigitalkan Foto Papan Tulis & Melakukan OCR pada Spesifikasi
Lihat bagaimana NotesKeep memanfaatkan Optical Character Recognition (OCR) dan visi komputer untuk mengekstrak label teks, bentuk struktural, dan anotasi dari foto papan tulis dan PDF yang dipindai.
Organisasi, Pembatasan Ruang Kerja & Kategorisasi
Jaga basis pengetahuan yang terus berkembang tetap terstruktur, mudah dinavigasi, dan diprioritaskan untuk kolaborasi tim.
- Cara Memberi Tag pada Pengetahuan Saya di NotesKeep: Panduan Kategorisasi & Penyaringan
Kuasai pemberian tag multi-dimensi untuk mengklasifikasikan catatan dan dokumen, serta manfaatkan Tampilan Tag khusus untuk navigasi metadata secara instan. - Cara Mengorganisasi Pengetahuan Saya ke dalam Proyek di NotesKeep
Pelajari bagaimana isolasi ruang kerja berbasis proyek menjaga pengetahuan departemen tetap terpisah dan meningkatkan presisi penalaran Chatbot AI. - Cara Mengurutkan Ulang, Menyematkan, dan Mengelola Pengetahuan Prioritas
Pelajari cara menyematkan sumber daya kritis ke bagian atas ruang kerja Anda, menyesuaikan urutan catatan dengan seret dan lepas, serta beralih antara tampilan Grid dan Daftar. - Cara Mengarsipkan Pengetahuan di NotesKeep: Panduan Merapikan Ruang Kerja
Pahami cara mengarsipkan catatan warisan dan spesifikasi usang dengan aman untuk merapikan ruang kerja aktif Anda sambil mempertahankan catatan audit historis.
Kecerdasan Pengetahuan AI & Sintesis Diagram
Buka kunci Retrieval-Augmented Generation (RAG), kueri percakapan, kutipan sumber inline, dan pemodelan visual otomatis.
- Cara Bertanya tentang Catatan & Dokumen Saya dengan AI
Temukan cara meng-query basis pengetahuan Anda menggunakan Chatbot Visual Paradigm, lengkap dengan pencarian RAG yang terbatas ruang lingkup dan kutipan sumber inline yang dapat diklik. - Cara Menghasilkan Diagram Teknis dari Catatan & Dokumen dengan AI
Pelajari cara mengubah spesifikasi tertulis yang tidak terstruktur menjadi diagram teknis formal (UML, ERD, BPMN, bagan alir, peta pikiran) dan mengembalikannya ke NotesKeep.
Persyaratan Akses
Akses NotesKeep di VP Online memerlukan Edisi Combo atau lebih tinggi. Di VP Desktop, diperlukan Edisi Profesional atau lebih tinggi dengan pemeliharaan perangkat lunak aktif. Akses ke fitur Chatbot Diagramming AI Visual Paradigm yang dijelaskan di atas memerlukan Edisi Deluxe di VP Online, atau Edisi Profesional atau lebih tinggi dengan pemeliharaan perangkat lunak aktif di VP Desktop.