项目知识很少集中在一个地方。会议笔记通常与 Word 文档、电子表格、演示文稿、PDF、图表和图片并列存放。查找正确的信息——并确认其是否仍然最新——所花费的时间往往比实际使用它还要多。
Visual Paradigm NotesKeep将这些材料整合到一个基于项目的 workspace 中。NotesKeep 最初作为一款 AI 笔记工具推出，用于创建笔记并针对笔记提问，现已增强文档管理功能。团队可以将文档与笔记一起导入并整理，然后使用Visual Paradigm AI 绘图聊天机器人针对选定的项目知识提问，并将书面信息转化为可视化模型。
最终形成一个共享且可搜索的知识库，帮助团队从信息收集转向实际应用。
NotesKeep 有哪些新功能？
NotesKeep 现在将笔记记录、文档管理和 AI 驱动的知识发现整合在一处。您可以创建富文本笔记、导入文件、按项目和标签组织内容，并利用 AI 探索选定材料。
该文档管理增强功能支持多种常见格式，包括 Word、PDF、Excel、PowerPoint、OpenDocument、Markdown、纯文本、图片、电子书和结构化数据文件。导入的内容会被转换为可编辑的笔记，从而更便于将文档与直接在 NotesKeep 中编写的内容统一管理。
NotesKeep 还支持通过 URL 抓取网页内容，且笔记可包含 Visual Paradigm 图表及其他视觉素材。对于支持的图片和文档，OCR 与视觉分析可帮助将扫描件、图表和白板照片中的信息纳入 AI 辅助工作流。
为何这对您的团队至关重要
增加文档管理功能不仅仅是为您提供另一个文件存储位置。它有助于将团队已有的信息与日常创建的笔记和决策连接起来。
- 减少搜寻信息的时间。将笔记和导入的文档统一保存在项目工作区中，利用标签和搜索功能快速定位相关材料。
- 跨项目知识提问。启用“在 NotesKeep 中搜索”功能，使用 Visual Paradigm AI 聊天机器人来提问，基于选定的项目或知识资产。
- 理解决策的演变过程。将按时间顺序排列的笔记和文档纳入同一知识库，以便 AI 能够结合上下文分析更新内容、早期决策以及潜在冲突。
- 同时处理视觉信息与书面信息。利用支持的 OCR 与视觉理解工作流，针对扫描件、图表和图片中的内容提问。
- 将需求转化为可视化模型。让聊天机器人“起草图表”例如从项目信息中生成 UML、ERD、BPMN、流程图和思维导图。
- 将有用的输出与源知识一同保存。将聊天机器人的回复、摘要或生成的图表作为结构化笔记返回到 NotesKeep。
对于项目团队而言，这提供了一种更实用的方式来构建动态的“单一事实来源”：它能够容纳资料、帮助人们查找资料，并支持他们工作的下一步。
如何使用新的文档管理功能
- 打开 NotesKeep 并选择一个项目。
从您希望组织信息的开始项目。基于项目的组织方式有助于将知识限定在其所属的工作范围内。
- 添加您的文档或创建笔记。
导入支持的文件、从 URL 添加内容，或在富文本编辑器中撰写新笔记。导入的文档会被转换为可编辑的笔记，以便与您现有的内容一起管理。要创建笔记，请点击右上角的“新建来源”按钮，然后从下拉菜单中选择“撰写笔记”：
之后，在富文本编辑器中撰写您的笔记。完成后点击保存。
或者，您可以从网页 URL 获取笔记内容——粘贴任何有效的网站 URL，即可自动提取、清理并将网页内容转换为完全可编辑的笔记。为此，请点击“新建来源”，然后选择“从网页获取”。
作为文档管理系统，您还可以将文档转换为知识——只需将文件拖入 Visual Paradigm NotesKeep 即可。支持多种格式的文件，包括 Word 文档 (.docx)、PDF、电子表格 (.xlsx)、演示文稿 (.pptx)、Markdown 文件 (.md) 以及图片 (.png, .jpg)。
- 组织项目知识。
应用标签以便更容易查找相关项目。使用可用的视图和搜索功能浏览笔记和文档，并将重要项目固定以便快速访问。
- 打开 Visual Paradigm 聊天机器人对话。
启用“在 NotesKeep 中搜索”，然后选择项目，并在可用时选择您希望 AI 使用的特定笔记或文档。
- 提出一个具体的问题或请求生成图表。
例如，询问当前活跃的需求、总结一组会议笔记、识别利益相关者输入之间的差异，或根据规范请求生成 UML 或 BPMN 图表。
- 审查回复及其来源。
使用行内引用和来源参考将答案追溯至支持的 NotesKeep 内容。对照源材料检查重要细节，特别是在决策依赖于这些细节时。
您可以提示聊天机器人将非结构化的文本规范转换为技术模型，例如 UML 图表、实体关系图 (ERD)、BPMN 和流程图。 
- 将有用的结果保存回 NotesKeep。
使用“发送到 NotesKeep”功能，将有用的答案、摘要或生成的图表与其所属的项目知识一同保存。
从笔记和文档到项目智能
NotesKeep 最初是一个撰写笔记并向 AI 提问的地方。随着文档管理功能的加入，它现在可以将更广泛的项目信息纳入该工作流。团队可以将笔记和文档组织在一起，查询选定的知识，并将答案作为分析和可视化文档的起点。
无论您是在管理会议记录、产品需求、研究资料、技术规格还是白板快照，NotesKeep 都能帮助您在整个项目过程中更轻松地组织和利用这些材料。
探索 Visual Paradigm NotesKeep并将您的笔记、文档和项目知识整合到一个由人工智能驱动的协作空间中。
案例研究
案例研究：如何利用 AI 笔记功能在几分钟内发现 4 项关键需求冲突
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本案例研究展示了如何Visual Paradigm NotesKeep与Visual Paradigm AI 聊天机器人使项目经理和业务分析师能够集中管理多格式的会议文档，执行自动化的干系人冲突分析，并在开发开始前发现缺失的范围项。
案例研究：AI 如何将 5 天的动态笔记转化为优先级待办事项列表
产品发现很少是一次性的静态事件。在数天或数周的干系人对齐过程中，需求会迅速演变：早期的假设会被后续的业务约束所覆盖，而各种想法则散落在每日会议记录、上传的技术规格书和手绘白板草图中。
手动筛选多天的会议历史以识别当前事实真相并映射技术依赖关系，需要数小时的行政工作。本案例研究展示了如何Visual Paradigm NotesKeep与Visual Paradigm AI 聊天机器人自动执行时间线 reconciling（时间线协调），处理多模态视觉数据，并生成具有优先级且考虑依赖关系的产品待办事项列表。
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访问要求
在 VP Online 中访问 NotesKeep 需要组合版或更高版本。在 VP Desktop 中，需要专业版或更高版本且拥有有效的软件维护服务。访问上述 Visual Paradigm AI 绘图聊天机器人功能，在 VP Online 中需要高级版，或在 VP Desktop 中需要专业版或更高版本且拥有有效的软件维护服务。