Знания по проекту редко хранятся в одном месте. Заметки с совещаний лежат рядом с документами Word, электронными таблицами, презентациями, PDF-файлами, диаграммами и изображениями. Поиск нужной информации и понимание того, актуальна ли она, может занять больше времени, чем её непосредственное использование.
Visual Paradigm NotesKeepобъединяет эти материалы в рабочем пространстве, ориентированном на проекты. Изначально NotesKeep был представлен как инструмент для создания заметок на базе ИИ, позволяющий создавать заметки и задавать вопросы по ним, теперь он дополнен функциями управления документами. Команды могут импортировать и организовывать документы вместе со своими заметками, а затем использовать чат-бот Visual Paradigm для создания диаграмм на базе ИИчтобы задавать вопросы по выбранным знаниям проекта и преобразовывать письменную информацию в визуальные модели.
В результате создается общая, доступная для поиска база знаний, которая помогает командам перейти от сбора информации к её практическому использованию.
Что нового в NotesKeep?
NotesKeep теперь объединяет создание заметок, управление документами и обнаружение знаний на базе ИИ в одном месте. Вы можете создавать заметки с богатым форматированием, импортировать файлы, организовывать контент по проектам и тегам, а также использовать ИИ для исследования выбранных материалов.
Функция улучшения управления документамиподдерживает широкий спектр распространённых форматов, включая Word, PDF, Excel, PowerPoint, OpenDocument, Markdown, текст, изображения, электронные книги и файлы структурированных данных. Импортированный контент преобразуется в редактируемые заметки, что упрощает управление документами вместе с информацией, написанной непосредственно в NotesKeep.
NotesKeep также поддерживает импорт веб-контента по URL-адресу, а заметки могут включать диаграммы Visual Paradigm и другие визуальные элементы. Для поддерживаемых изображений и документов оптическое распознавание символов (OCR) и визуальный анализможет помочь сделать информацию из сканов, диаграмм и фотографий досок доступной для рабочих процессов с поддержкой ИИ.
Почему это важно для вашей команды
Добавление управления документами — это не просто предоставление ещё одного места для хранения файлов. Это помогает связать информацию, которой уже обладает ваша команда, с заметками и решениями, которые она создаёт каждый день.
- Тратьте меньше времени на поиск информации.Храните заметки и импортированные документы вместе в рабочих пространствах проектов, используя теги и поиск для быстрого нахождения нужного материала.
- Задавайте вопросы по знаниям проекта.Используйте чат-бот Visual Paradigm на базе ИИ с включённой функцией «Поиск в NotesKeep», чтобы задавать вопросына основе выбранных проектов или объектов знаний.
- Понимайте, как меняются решения.Объедините хронологические заметки и документы в одной базе знаний, чтобы ИИ мог помогать анализировать обновления, предыдущие решения и потенциальные конфликты в контексте.
- Работайте с визуальной и письменной информацией.Используйте поддерживаемые рабочие процессы OCR и визуального понимания, чтобы задавать вопросы о содержимом отсканированных документов, диаграмм и изображений.
- Преобразуйте требования в визуальные модели. Попросите чат-бота «создать диаграммы»например, UML, ERD, BPMN, блок-схемы и интеллект-карты на основе проектной информации.
- Сохраняйте полезные результаты вместе с исходными знаниями.Отправляйте ответы чат-бота, резюме или созданные диаграммы обратно в NotesKeep в виде структурированных заметок.
Для проектных команд это создаёт более практичный способ построения живого источника истины: системы, которая может хранить материалы, помогать людям находить их и поддерживать следующий этап их работы.
Как использовать новые функции управления документами
- Откройте NotesKeep и выберите проект.
Начните с проекта, в котором вы хотите организовать информацию. Организация на основе проектов помогает удерживать знания в рамках той работы, к которой они относятся.
- Добавьте свои документы или создайте заметки.
Импортируйте поддерживаемые файлы, добавьте контент из URL или напишите новую заметку в редакторе с богатым форматированием. Импортированные документы преобразуются в редактируемые заметки для управления вместе с вашим существующим контентом. Чтобы создать заметку, нажмите кнопку «Новый источник» в правом верхнем углу и выберите «Написать заметку» в выпадающем меню:
После этого напишите свою заметку в редакторе с богатым форматированием. Нажмите «Сохранить», когда закончите.
Или вы можете получить содержимое заметки из URL веб-страницы — вставьте любой активный URL веб-сайта, чтобы автоматически извлечь, очистить и преобразовать веб-контент в полностью редактируемые заметки. Для этого нажмите «Новый источник», а затем выберите «Получить с веб-страницы».
Как система управления документацией, вы также можете преобразовать свой документ в знания — просто перетащите файл в Visual Paradigm NotesKeep. Поддерживаются файлы различных форматов, включая документы Word (.docx), PDF, электронные таблицы (.xlsx), презентации (.pptx), файлы markdown (.md), изображения (.png, .jpg).
- Организуйте знания проекта.
Применяйте теги, чтобы связанные элементы было легче найти. Используйте доступные виды и поиск для просмотра заметок и документов, а также закрепляйте важные элементы для быстрого доступа.
- Откройте диалог с чат-ботом Visual Paradigm.
Включите «Поиск в NotesKeep», затем выберите проект и, при возможности, конкретные заметки или документы, которые вы хотите, чтобы ИИ использовал.
- Задайте конкретный вопрос или запросите диаграмму.
Например, спросите, какие требования в настоящее время активны, обобщите набор заметок с совещания, выявите различия между входными данными заинтересованных сторон или запросите диаграмму UML или BPMN на основе спецификации.
- Проверьте ответ и его источники.
Используйте встроенные цитаты и ссылки на источники, чтобы отследить ответы до поддерживающего контента NotesKeep. Проверяйте важные детали по исходному материалу, особенно когда решения зависят от них.
Вы можете попросить чат-бота преобразовать неструктурированные текстовые спецификации в технические модели, такие как диаграммы UML, диаграммы сущность-связь (ERD), BPMN и блок-схемы. 
- Сохраните полезные результаты обратно в NotesKeep.
Используйте «Отправить в NotesKeep», чтобы сохранить полезный ответ, резюме или созданную диаграмму вместе с проектными знаниями, из которых они были получены.
От заметок и документов к интеллекту проекта
NotesKeep начинался как место для написания заметок и задавания ИИ вопросов о них. Теперь, с добавлением управления документами, он может включать в этот рабочий процесс более широкий спектр проектной информации. Команды могут совместно организовывать заметки и документы, запрашивать выбранные знания и использовать ответы как отправную точку для анализа и визуальной документации.
Независимо от того, управляете ли вы записями совещаний, требованиями к продукту, исследованиями, техническими спецификациями или снимками с досок, NotesKeep помогает сделать этот материал более удобным для организации и использования на протяжении всего проекта.
Изучите Visual Paradigm NotesKeep и объедините свои заметки, документы и знания о проекте в едином рабочем пространстве с поддержкой искусственного интеллекта.
Кейсы
Кейс: Как мы обнаружили 4 критических противоречия в требованиях за минуты с помощью ИИ-заметок
В разработке программного обеспечения и управлении проектами сбор требований из разных отделов часто приводит к противоречивым приоритетам, неучтённым допущениям и критическим пробелам в объёме работ. Ручная перекрёстная проверка длинных стенограмм совещаний или сырых текстовых заметок занимает много времени и подвержена человеческим ошибкам.
В этом кейсе показано, как Visual Paradigm NotesKeep в сочетании с Visual Paradigm AI Chatbot позволяет менеджерам проектов и бизнес-аналитикам централизовать документацию совещаний в различных форматах, выполнять автоматизированный анализ конфликтов между заинтересованными сторонами и выявлять отсутствующие элементы объёма работ до начала разработки.
Кейс: Как ИИ превратил 5 дней эволюционирующих заметок в приоритизированный бэклог
Поиск продукта редко бывает единым статичным событием. В течение дней или недель согласования с заинтересованными сторонами требования быстро эволюционируют: более ранние допущения заменяются более поздними бизнес-ограничениями, а идеи разбросаны по ежедневным журналам совещаний, загруженным техническим спецификациям и рукописным эскизам с доски.
Ручной перебор многодневных историй совещаний для выявления актуальной истины и построения карты технических зависимостей занимает часы административной работы. В этом кейсе показано, как Visual Paradigm NotesKeep и Visual Paradigm AI Chatbot автоматически выполняют временную согласованность, обрабатывают мультимодальные визуальные данные и генерируют приоритизированный бэклог продукта с учётом зависимостей.
Связанные руководства
Начало работы: создание заметок и захват знаний
Узнайте, как фиксировать сырые идеи, структурировать спецификации с богатым текстом и получать веб-контент напрямую в своё рабочее пространство.
- Как писать заметки в NotesKeep: полное пошаговое руководство
Узнайте, как использовать редактор WYSIWYG для написания, форматирования и тегирования заметок с богатым текстом, которые автоматически передаются непосредственно в движок ИИ-интеллекта знаний. - Как создать заметку из контента веб-страницы
Узнайте, как использовать получение контента по URL для импорта, извлечения и очистки живого контента веб-сайта, удаляя мусор и рекламу для создания редактируемых заметок.
Управление документами и универсальное загрузка файлов
Централизуйте разрозненные корпоративные файлы и оцифруйте визуальные активы по всей вашей организации.
- Как хранить мои документы в NotesKeep: полное руководство по загрузке
Узнайте, как загружать и хранить документы Word, PDF, таблицы Excel, презентации PowerPoint, схемы JSON и изображения в готовом к работе с ИИ командном рабочем пространстве. - Как оцифровать фотографии с белой доски и распознать спецификации с помощью OCR
Узнайте, как NotesKeep использует оптическое распознавание символов (OCR) и компьютерное зрение для извлечения текстовых меток, структурных форм и аннотаций из фотографий белой доски и отсканированных PDF-файлов.
Организация, определение границ рабочего пространства и категоризация
Поддерживайте структурированность, удобную навигацию и приоритетность вашей растущей базы знаний для эффективного командного взаимодействия.
- Как тегировать свои знания в NotesKeep: руководство по категоризации и фильтрации
Освойте многомерное тегирование для классификации заметок и документов и используйте специальные виды по тегам для мгновенной навигации по метаданным. - Как организовать свои знания в проекты в NotesKeep
Узнайте, как изоляция рабочего пространства на основе проектов обеспечивает разделение знаний по отделам и повышает точность рассуждений ИИ-чатбота. - Как переставлять, закреплять и управлять приоритетными знаниями
Узнайте, как закреплять критически важные ресурсы в верхней части рабочего пространства, настраивать последовательность заметок с помощью перетаскивания и переключаться между видами «Сетка» и «Список». - Как архивировать знания в NotesKeep: руководство по очистке рабочего пространства
Узнайте, как безопасно архивировать устаревшие заметки и спецификации, чтобы очистить активное рабочее пространство, сохранив при этом исторические аудиторские записи.
Интеллект знаний на базе ИИ и синтез диаграмм
Откройте возможности расширенной генерации на основе извлечения (RAG), диалоговых запросов, встроенных ссылок на источники и автоматизированного визуального моделирования.
- Как задавать вопросы о своих заметках и документах с помощью ИИ
Узнайте, как выполнять запросы к базе знаний с помощью чатбота Visual Paradigm, включая поиск RAG с ограниченным контекстом и кликабельные встроенные ссылки на источники. - Как генерировать технические диаграммы из заметок и документов с помощью ИИ
Узнайте, как преобразовывать неструктурированные письменные спецификации в формальные технические диаграммы (UML, ERD, BPMN, блок-схемы, интеллект-карты) и возвращать их в NotesKeep.
Требования к доступу
Доступ к NotesKeep в VP Online требует версии Combo или выше. В VP Desktop требуется версия Professional или выше с активным техническим обслуживанием. Доступ к описанным выше функциям чатбота для создания диаграмм на базе ИИ от Visual Paradigm требует версии Deluxe в VP Online или версии Professional или выше с активным техническим обслуживанием в VP Desktop.