El conocimiento del proyecto rara vez reside en un solo lugar. Las actas de las reuniones se encuentran junto a documentos de Word, hojas de cálculo, presentaciones, PDF, diagramas e imágenes. Encontrar la información adecuada y saber si sigue siendo actual puede llevar más tiempo que utilizarla.
Visual Paradigm NotesKeep reúne estos materiales en un espacio de trabajo basado en proyectos. Presentado inicialmente como una herramienta de toma de notas con IA para crear notas y formular preguntas sobre ellas, NotesKeep ahora ha sido mejorado con gestión documental. Los equipos pueden importar y organizar documentos junto a sus notas y luego utilizar el Chatbot de diagramación con IA de Visual Paradigm para formular preguntas sobre el conocimiento del proyecto seleccionado y convertir la información escrita en modelos visuales.
El resultado es una base de conocimiento compartida y buscable que ayuda a los equipos a pasar de capturar información a ponerla en práctica.
¿Qué hay de nuevo en NotesKeep?
NotesKeep ahora combina la toma de notas, la gestión documental y el descubrimiento de conocimiento impulsado por IA en un solo lugar. Puedes crear notas de texto enriquecido, importar archivos, organizar el contenido por proyecto y etiquetas, y utilizar la IA para explorar materiales seleccionados.
La mejora de gestión documental admite una amplia gama de formatos comunes, incluidos Word, PDF, Excel, PowerPoint, OpenDocument, Markdown, texto, imágenes, libros electrónicos y archivos de datos estructurados. El contenido importado se convierte en notas editables, lo que facilita la gestión de documentos junto con la información escrita directamente en NotesKeep.
NotesKeep también admite la ingestión de contenido web mediante una URL, y las notas pueden incluir diagramas de Visual Paradigm y otros activos visuales. Para imágenes y documentos compatibles, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el análisis visual puede ayudar a poner a disposición de los flujos de trabajo asistidos por IA la información contenida en escaneos, diagramas y fotografías de pizarras.
Por qué esto es importante para tu equipo
Añadir la gestión documental no se trata solo de ofrecerte otro lugar para almacenar archivos. Ayuda a conectar la información que ya tiene tu equipo con las notas y decisiones que crea cada día.
- Dedica menos tiempo a buscar información. Mantén las notas y los documentos importados juntos en los espacios de trabajo de proyectos, con etiquetas y búsqueda para ayudar a localizar el material relevante.
- Formula preguntas sobre el conocimiento del proyecto. Utiliza el Chatbot de IA de Visual Paradigm con “Buscar en NotesKeep” activado para formular preguntas basadas en proyectos seleccionados o activos de conocimiento.
- Comprende cómo cambian las decisiones. Integra las notas y documentos cronológicos en la misma base de conocimiento para que la IA pueda ayudar a analizar actualizaciones, decisiones anteriores y posibles conflictos en contexto.
- Trabaja con información visual y escrita. Utiliza flujos de trabajo de OCR y comprensión visual compatibles para formular preguntas sobre el contenido de documentos escaneados, diagramas e imágenes.
- Convierte los requisitos en modelos visuales. Pida al chatbot que ” elabore diagramas como UML, ERD, BPMN, diagramas de flujo y mapas mentales a partir de la información del proyecto.
- Mantenga las salidas útiles junto con el conocimiento fuente. Envíe las respuestas del chatbot, resúmenes o diagramas generados de vuelta a NotesKeep como notas estructuradas.
Para los equipos de proyecto, esto crea una forma más práctica de construir una fuente de verdad viva: una que pueda contener el material, ayudar a las personas a encontrarlo y apoyar el siguiente paso en su trabajo.
Cómo usar las nuevas funciones de gestión de documentos
- Abra NotesKeep y elija un proyecto.
Comience en el proyecto donde desea organizar la información. La organización basada en proyectos ayuda a mantener el conocimiento delimitado al trabajo al que pertenece.
- Agregue sus documentos o cree notas.
Importe archivos compatibles, agregue contenido desde una URL o escriba una nueva nota en el editor de texto enriquecido. Los documentos importados se convierten en notas editables para gestionarlas junto con su contenido existente. Para crear una nota, haga clic en el botón Nueva Fuente en la esquina superior derecha y seleccione Escribir nota en el menú desplegable:
Después de eso, escriba su nota en el editor enriquecido. Haga clic en Guardar cuando haya terminado.
O puede obtener el contenido de la nota desde una URL de página web: pegue cualquier URL de sitio web activo para extraer, limpiar y convertir automáticamente el contenido web en notas completamente editables. Para hacer esto, haga clic en Nueva Fuente y luego seleccione Obtener de página web.
Como sistema de gestión de documentación, también puede convertir su documento en conocimiento: simplemente arrastre su archivo a Visual Paradigm NotesKeep. Se admiten archivos de múltiples formatos, incluidos documentos de Word (.docx), PDF, hojas de cálculo (.xlsx), presentaciones (.pptx), archivos markdown (.md) e imágenes (.png, .jpg).
- Organice el conocimiento del proyecto.
Aplique etiquetas para facilitar la búsqueda de elementos relacionados. Use las vistas disponibles y la búsqueda para navegar por notas y documentos, y fije los elementos importantes para un acceso rápido.
- Abra una conversación con el chatbot de Visual Paradigm.
Habilite ” Buscar en NotesKeep“, luego seleccione el proyecto y, si está disponible, las notas o documentos específicos que desea que la IA utilice.
- Haga una pregunta concreta o solicite un diagrama.
Por ejemplo, pregunte qué requisitos están actualmente activos, resuma un conjunto de actas de reuniones, identifique diferencias entre las entradas de las partes interesadas o solicite un diagrama UML o BPMN basado en una especificación.
- Revise la respuesta y sus fuentes.
Utilice las citas en línea y las referencias de fuentes para rastrear las respuestas hasta el contenido de NotesKeep que las respalda. Verifique los detalles importantes contra el material fuente, especialmente cuando las decisiones dependen de ellos.
Puede solicitar al chatbot que convierta especificaciones de texto no estructuradas en modelos técnicos como diagramas UML, Diagramas de Entidad-Relación (ERD), BPMN y diagramas de flujo. 
- Guarde los resultados útiles de vuelta en NotesKeep.
Utilice “Enviar a NotesKeep” para conservar una respuesta útil, un resumen o un diagrama generado junto con el conocimiento del proyecto del que proviene.
De notas y documentos a inteligencia de proyecto
NotesKeep comenzó como un lugar para escribir notas y hacer preguntas de IA sobre ellas. Con la gestión de documentos ahora agregada, puede traer una gama más amplia de información del proyecto a ese flujo de trabajo. Los equipos pueden organizar notas y documentos juntos, consultar el conocimiento seleccionado y utilizar las respuestas como punto de partida para el análisis y la documentación visual.
Ya sea que esté gestionando registros de reuniones, requisitos de productos, investigaciones, especificaciones técnicas o instantáneas de pizarras, NotesKeep ayuda a hacer que ese material sea más fácil de organizar y utilizar a lo largo de un proyecto.
Explora Visual Paradigm NotesKeep y lleva tus notas, documentos y conocimiento del proyecto a un único espacio de trabajo impulsado por IA.
Casos de estudio
Caso de estudio: Cómo encontramos 4 conflictos críticos de requisitos en minutos con toma de notas con IA
En el desarrollo de software y la gestión de proyectos, la recopilación de requisitos en múltiples departamentos a menudo conduce a prioridades en conflicto, suposiciones no registradas y brechas críticas de alcance. El examen manual cruzado de transcripciones de reuniones largas o notas de texto en bruto consume mucho tiempo y es propenso a errores humanos.
Este caso de estudio demuestra cómo Visual Paradigm NotesKeep combinado con el Asistente de chat con IA de Visual Paradigm permite a los gerentes de proyectos y analistas de negocios centralizar la documentación de reuniones en múltiples formatos, realizar un análisis automatizado de conflictos entre partes interesadas y descubrir elementos de alcance faltantes antes de que comience el desarrollo.
Caso de estudio: Cómo la IA convirtió 5 días de notas en evolución en un backlog priorizado
El descubrimiento de productos rara vez es un evento único y estático. Durante días o semanas de alineación con las partes interesadas, los requisitos evolucionan rápidamente: las suposiciones anteriores son anuladas por las restricciones comerciales posteriores, y las ideas se dispersan entre registros diarios de reuniones, especificaciones técnicas cargadas y bocetos de pizarra dibujados a mano.
Revisar manualmente historias de reuniones de varios días para identificar la verdad actual y mapear dependencias técnicas requiere horas de esfuerzo administrativo. Este caso de estudio demuestra cómo Visual Paradigm NotesKeep y el Asistente de chat con IA de Visual Paradigm realiza automáticamente la reconciliación temporal, procesa datos visuales multimodales y genera un backlog de productos priorizado y consciente de las dependencias.
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Requisitos de acceso
El acceso a NotesKeep en VP Online requiere la Edición Combo o superior. En VP Desktop, requiere la Edición Professional o superior con mantenimiento de software activo. El acceso a las funciones del Chatbot de Diagramación con IA de Visual Paradim descritas anteriormente requiere la Edición Deluxe en VP Online, o la Edición Professional o superior con mantenimiento de software activo en VP Desktop.