在現代專案管理中，團隊經常淹沒在零散文檔的海洋裡。從凌亂的手寫會議筆記和白板草圖，到複雜的監管 PDF 檔案和財務試算表，關鍵知識往往因資訊孤島而流失。傳統的筆記工具讓您能記錄資訊，卻無法將其轉化為可執行的行動。這就是我們打造Visual Paradigm NotesKeep——一款進階的知識工具與筆記工具旨在填補靜態資訊記錄與動態分析之間的差距。
影片教學：四天專案之旅——從混亂到清晰
為展示此生態系在真實環境中的運作方式，我們邀請您觀看下方的完整案例研究影片，該影片透過四天專案模擬，展示如何運用我們的智慧平台搭配內建的AI 聊天機器人.
建構複雜系統需要嚴謹的文檔管理。在為期四天的衝刺週期中，專案團隊運用我們的知識工具來記錄、組織並修訂關鍵規格：
- 第一天——需求與記錄：團隊啟動 SmartATM 專案，首先確立核心系統需求、記錄利害關係人會議，並在終極的筆記工具.
下方截圖顯示在 Visual Paradigm NotesKeep 中建立新筆記的過程。
- 第二天——多格式整合：遠端團隊成員貢獻外部供應商文檔，將複雜的資安合規矩陣（.xlsx）與監管檢查清單（.pdf）直接匯入工作區，以進行集中追蹤。
- 第三天——OCR 與文字擷取：實體白板圖表與掃描參考表單透過內建的 OCR 功能進行處理，立即將靜態影像轉換為可在知識工具.
- 第 4 天 – 政策修訂與 AI 分析：面對監管政策的突然轉變——從固定的 500 美元現金提領上限轉向分層帳戶結構——團隊更新了文件，以反映新的標準帳戶（300 美元）、高級帳戶（1,500 美元）和企業帳戶（3,000 美元）限額。
- 釋放對話式 AI 的潛力：向 AI 聊天機器人提問，並觀察它如何運用作為筆記收集到的知識來回答問題。
如何在 Visual Paradigm NotesKeep 中建立筆記？
開始使用 Visual Paradigm NotesKeep流程順暢，提供靈活的建立選項，量身打造以配合團隊的工作方式：
- 原生編輯器建立：使用功能齊全的 WYSIWYG 編輯器，從零開始建立內容豐富的筆記，支援粗體、斜體、有序與無序清單、結構化表格、互動式超連結以及語法高亮顯示的程式碼區塊。您可以點擊「新增筆記」按鈕，位於 NotesKeep 的右上角。
在編輯器中輸入筆記內容，然後點擊「儲存」以儲存變更。
您也可以使用標籤對筆記進行分類。
- 通用多格式匯入：立即將分散的機構知識集中化，透過將外部檔案轉換為完全可編輯且結構化的筆記。支援的格式包括 Microsoft Word (.docx、.doc)、PDF（最多 10 頁）、Excel 試算表 (.xlsx、.xls)、PowerPoint 簡報 (.pptx)、富文字、Markdown (.md) 以及 OpenDocument 檔案。要將檔案匯入 NotesKeep，可直接將檔案拖曳至 NotesKeep，或點擊「新增筆記」按鈕旁的向下箭頭，並從下拉選單中選擇「匯入文件」。
接著，透過上傳小工具上傳您的檔案。
- URL 擷取：透過簡單的 URL 輸入，擷取並轉換外部網頁為可編輯的筆記，以直接吸收網路內容。
- 生態系視覺整合：無需離開工作區，即可將技術圖表、流程圖、心智圖、UML 圖形與建築模型直接嵌入您的筆記中。
教學：對話式知識萃取 – Visual Paradigm NotesKeep 與 AI 工作流程
- 登入您的 Visual Paradigm Online 帳號。
- 開啟 NotesKeep。若您使用的是 Visual Paradigm Online，請造訪： https://ai-toolbox.visual-paradigm.com/app/noteskeep/。如果您使用的是 Visual Paradigm Desktop，請先從主選單選擇「團隊 / 統一平台 > 統一平台」，然後開啟「應用程式」清單中的 NotesKeep。團隊 / 統一平台 > 統一平台從主選單，然後開啟「應用程式」清單中的 NotesKeep。應用程式清單。
- 讓我們為本教學設定一個新專案。在 NotesKeep 的左上角，點擊您的目前專案名稱，然後選擇「新專案」從下拉式選單。
- 在「新專案」視窗中，為專案命名。例如：「ATM 示範」，然後點擊「建立專案」以確認。這將建立一個新專案。
- 讓我們建立一則備忘錄。在右上角，點擊「新備忘錄.
- 」這將開啟備忘錄編輯器。假設我們剛結束與利害關係人的會議，並已識別出一些專案需求。讓我們將其記錄下來。首先為備忘錄賦予有意義的標題。將其命名為「基線功能需求.
- 」複製以下文字並貼上至備忘錄作為備忘錄內容。
專案名稱： SmartATM 下一代終端機
日期： 2026 年 10 月 12 日
與會者： 陳莎拉（產品經理）、馬庫斯·萬斯（首席架構師）、莉莎·雷（安全合規）
地點： B 會議室 / 混合模式
會議目標： 定義新 SmartATM 硬體修訂版的基線功能需求、使用者驗證規則及初始硬體限制。
1. 使用者身份驗證與會話管理
- 終端機必須透過主要讀卡機讀取標準磁條卡與 EMV 晶片卡。
- 使用者必須輸入 4 位數的個人識別碼（PIN）。
- 安全限制：若連續 3 次輸入錯誤的 PIN，終端機必須收卡並鎖定會話，以防止未經授權的存取。
- 會話逾時設定為 45 秒無活動後自動登出。
2. 核心金融交易
- 現金提領：使用者可以以 20 美元為單位提領款項，標準支票帳戶的預設每日提領上限為 500 美元。
- 餘額查詢：使用者可在螢幕上檢視即時儲蓄帳戶與支票帳戶餘額，並可選擇列印實體收據。
- 現金存款：透過智慧現金接收模組支援現金存款，並立即對帳戶進行暫行貸記。
3. 硬體與週邊設備需求
- 收據印表機必須支援熱感紙捲，並具備缺紙警示感測器。
- 現金提領機匣容量必須至少容納 2,000 張鈔票，且需支援混合面額（20 美元與 50 美元鈔票）。
4. 行動項目
- 馬庫斯·凡斯：請於明天前草擬會話記錄的初始系統架構流程圖與資料庫實體關聯概念。
- 莉莎·雷：將法規遵循檢查表與供應商費率矩陣彙整成結構化試算表，以便匯入。
- 莎拉·陳：完成使用者介面線框圖，並將其上傳至專案工作區。
- 截至目前為止，您的筆記應如下所示：
- 點選「儲存」位於右上角。
- 此操作將儲存並關閉筆記編輯器，並返回 NotesKeep 畫面。
- 現在，假設您已在 Excel 中收集了交易費率矩陣，並從同事處獲得了法規與安全遵循檢查表。讓我們將它們匯入 NotesKeep 作為筆記。在繼續之前，請先下載以下檔案：
下載交易費率矩陣.xlsx
下載合規與安全檢查清單.pdf - 在繼續之前，請先開啟檔案並查看一下。我們從「交易費用矩陣.xlsx」開始。
- 將檔案匯入 NotesKeep 有多種方式。讓我們嘗試第一種方法——將檔案從您的檔案總管拖曳並投放到 NotesKeep 中。
- 當您放開滑鼠游標時，便會根據 Excel 的內容建立筆記。
- 您可以點擊「編輯」。假設我們對內容感到滿意，請點擊「儲存筆記」位於右下角。
- 讓我們匯入「合規與安全檢查清單.pdf」到 NotesKeep。這次，我們嘗試另一種方法。點擊「新增筆記」按鈕旁的向下按鈕，並選擇「匯入文件.
- 這會顯示匯入介面。您可以將 PDF 拖曳到上傳區域，或點擊該區域以瀏覽要匯入的 PDF 檔案。
順帶一提，NotesKeep 也允許您透過在底部提供網頁網址，從網頁抓取內容來建立筆記。這次我們繼續透過上傳 PDF 來進行教學。
- 與匯入 Excel 類似，您將看到 PDF 的預覽。您可以編輯它，或者如果您對匯入內容感到滿意，可直接點擊「儲存筆記」。現在，點擊「儲存筆記.
- 好的，隔天，假設我們已召開團隊會議，產品經理繪製了一張數位白板流程圖，概述讀卡與交易授權的工作流程，如下所示：
您已拍攝了一張照片（即上方那張）。讓我們也將它匯入 NotesKeep。NotesKeep 利用 AI OCR 技術。其 OCR 與電腦視覺引擎能準確辨識影像中的文字與圖表結構。要執行此操作，請將影像拖曳並投放到 NotesKeep 中，就像我們之前對 Excel 檔案所做的一樣。
這會根據影像建立筆記。如前所述，NotesKeep 能理解影像內容，因此您無需撰寫任何描述。但如果您想添加補充文字，您可以自由點擊「編輯」按鈕來編輯筆記內容。現在，點擊「儲存筆記」位於右下角以繼續。
- 隔天，產品經理修訂了需求，撤銷了第一天關於 ATM 每日提領限額的決定。讓我們記錄這項變更。點擊「新增筆記」位於右上角，建立標題為「每日提領限額修訂. 複製下方的筆記內容並貼上至 NotesKeep。
經利害關係人協調與風險管理審查後，現正式「廢除」.
- 先前規則（已廢除）：所有標準支票帳戶適用統一預設每日提領限額 500 美元。
- 新生效政策（立即生效）：基於已驗證客戶帳戶等級，實施動態分級每日提領限額結構，如下所示：
- 標準支票帳戶：每日提領限額調整為「$300（由 500 美元調降以降低詐欺風險）。
- 高級 / VIP 帳戶：每日提領限額設定為「$1,500.
- 企業 / 商業帳戶：每日提領限額設定為「$3,000.
系統影響：
ATM 終端軟體與核心銀行 API 整合腳本必須在交易授權流程中執行這些分級限額。本筆記作為合規與系統驗證的現行事實依據。
- 筆記應如下所示：
- 點擊「儲存」位於右上角。
- 好的，我們目前已收集了 5 則筆記。讓我們來看看 Visual Paradigm AI 聊天機器人如何運用這些知識，以提供準確且有助益的各種問題解答。請造訪 AI 聊天機器人： https://ai-toolbox.visual-paradigm.com/app/chatbot-v2/
- 若您未開啟新的對話視窗，請點擊「新對話」位於左上角。
- 您必須啟用「搜尋筆記」功能，AI 聊天機器人才能根據所收集的筆記回答您的問題。在聊天視窗底部，點擊「搜尋筆記」。在右側，選擇包含該筆記的專案。在本教學中，請選擇「ATM 示範」專案。
- 讓我們提出第一個問題——我們目前標準帳戶的每日現金提領上限是多少？這個數值是否一直如此？
輸入問題並點擊傳送圖示以發送。
- 根據筆記，AI 聊天機器人回覆表示，之前的上限為每日 500 美元，而目前上限為每日 300 美元。此答案與我們所收集的筆記相符。
- 讓我們提出下一個問題：根據我們筆記中的架構工作流程圖，在 PIN 碼驗證之後立即執行的安全檢查是什麼？
- 根據流程圖筆記，AI 聊天機器人告訴我們，若 PIN 碼被接受或驗證成功，將會發生什麼事。
以下是流程圖與參考路徑。
- 提出下一個問題：根據我們所收集的規格，為 ATM 會話與授權邏輯產生完整的 UML 類別圖。
此舉旨在展示 AI 聊天機器人的能力，不僅能提取與整合知識，更能從既有知識中推導出新的知識。
- 以下是 AI 根據所收集的筆記所建議的 UML 類別圖。
Visual Paradigm NotesKeep 的主要功能
作為企業級「知識工具」，NotesKeep 透過強大的協作與技術功能套件，遠超標準筆記平台：
- 以團隊為優先的知識架構：將筆記組織至共用專案空間、多維度標籤檢視與自訂階層結構，並提供拖放控制、固定筆記與即時全文搜尋功能。
- 時間連續性（「筆記具有時間」）：追蹤專案決策的歷時演變，使整合式 AI 系統得以調和過往更新，並識別當前有效的真實資訊。
- 進階光學字元辨識與多模態分析：內嵌圖片、白板截圖與掃描文件會透過光學字元辨識自動處理，使系統能同時閱讀書寫文字與視覺圖表。
- Visual Paradigm AI 聊天機器人整合：使用限定範圍的自然語言搜尋查詢您的儲存庫，執行時間調和、檢查法規合規性，並自動將文字筆記轉換為結構化軟體工程圖表。
釋放對話式 AI 的潛力
蒐集數據僅是成功的一半；快速檢索並分析數據才是專案成敗的關鍵。一旦建立了為期四天的知識庫，團隊便從靜態文件轉向利用「AI 聊天機器人.
“團隊成員無需手動翻找資料夾或試算表來驗證近期政策更新，只需查詢工作區即可。當被問及目前的現金提領限額時，「AI 聊天機器人“立即整合文件內容，檢索第四天的確切更新，並標示出修訂後的 300 美元標準限額，同時完整呈現分層帳戶明細。視覺提示徽章明確顯示該答案直接來自第四天的筆記，確保了完全的透明度與時效準確性。”
為何選擇 Visual Paradigm NotesKeep？
組織需要的不僅是基本筆記本；他們需要一個能跨團隊與格式連結資料的智慧生態系統。Visual Paradigm NotesKeep脫穎而出，成為首屈一指的「筆記工具與企業「知識工具」因為它能與繪圖工作流程及對話式智慧無縫整合。無論您是在管理軟體工程生命週期、合規檢查清單，或是策略業務路線圖，我們的平台都能讓您的團隊保持步調一致。
親身體驗工作空間協作的未來。立即造訪 NotesKeep，並透過我們的智慧助理為您的專案注入強大動力。